【一斉送信メールにご注意】ポイントは送る相手全員に関係のある事項になっているか?

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こんにちは。女性管理職18年の ねーさん(@nesan_blogger)です。

一斉送信メール、特に社内の全体周知などには便利な方法です。
我が勤務先においても、「全社員」「全部員」などの集合アドレス設定がなされていて、いちいち1人ずつのメールアドレスをtoに選択しなくてもよいのが助かるもの。

しかし、その内容を精査しないことには、単に「便利」という理由だけで多数の人たちに同報するのにはリスクがあります。

どんなケースなら活用OKで、どんなケースならNGなのか。

事例を交えて解説します。

一斉送信メールの心得

まず、一斉送信メールをする際の心得について。

大前提として【その内容が送る相手全員に関係のある事項になっているか?】

この点が最も肝要です。

例えば特定の数名のみが当てはまる事項だったり、逆にほぼ全員だったとしても一部の人たちには当てはまらない事項だったり。
対象者が多いとか少ないとかじゃなしに、「全員」じゃない限りは、一斉送信を使うべきではありません。

ねーさん

社内の一斉送信メール、発信する側の配慮が必要だわね

一斉送信メール活用OKの場合

次に、一斉送信メール活用OKの場合について。具体例とともにお伝えします。

いわゆる「お知らせ」的なものであれば大いに活用しましょう。

例えば

  • 共有で使う設備
  • 研修のスケジュール
  • 社内行事

…etc.

こうした内容だったとしても、例えば一部当てはまらない人がいるケースもある。その際は本文の冒頭に以下のように書くことで、当てはまらない人が読まずに済むような配慮が必要です。

社員各位
**一斉送信で失礼します。このメールは◇月◯日時点で入社3ヶ月以上の方々へのお知らせです。対象とならない場合は申し訳ありませんがご放念ください**

(以下、用件記載)

一斉送信メール活用NGの場合

一方、一斉送信メール活用NGの場合。

代表的なものを一つ挙げるとしますと、主に処遇や業績評価に関わる内容で、例えば以下のような内容です。

「我が社の業績が好調なため、特に貢献した社員には特別賞与を支給します」

こうした件だと、会社の上層部や人事責任者などが発することとなるから、その重みはもちろんのこと、各社員それぞれがかなりセンシティブに受け止めることが多い分野。

業績が好調なこと、社員に還元しようとすること

それ自体は素晴らしいメッセージですが、返って対象にならなかった立場からすると「あ、自分は貢献した社員ではないのだ」と悲しくなってしまうもの。

もし、一斉送信を使おうとするならば

社員各位
今般の我が社業績が大変好調で、これもひとえに社員皆様の頑張りの賜物と感謝しております。つきましては、それに応えるべく対処することとし、詳しくはあらためて案内します。

このような書き方にしておけば「頑張りに応えるべく対処」というのが、例え個別に一部の社員に対しての特別賞与を指しているとしても、詳しく書いてあるわけではないので、あまり意に介さずに済みますし、会社が感謝を示しているのだと肯定的に受け止められます。

ねーさん

「あらためて案内」というのはさておき。業績に貢献できているなら嬉しい

メールもコミュニケーションのひとつ

メールは特にビジネスシーンにおいては欠かせないツールですが、一対一の場合はもちろんのこと、一対多の場合でも、受け止める相手のことを考えての発信が大切。

何か特別の事項を伝えたいときは、単に集合アドレスが便利だと乱用するのではなく、手間でも一人一人に伝えていくなど…

メールもコミュニケーションのひとつですから、リアルでの対話と同じように配慮を欠かさないことが肝要です。

一斉送信メールに返信すべきか?悩んだときはコチラの記事もどうぞ。

ねーさん

一斉送信メール、使い方に注意して活用していきましょう

一部上場企業にて女性管理職18年の私が、あなたの悩み解決をお手伝いします。すでに女性管理職で活躍されている方、これから目指したいと思っている方、女性管理職とともにお仕事をされている男性の方、企業の育成担当者の方、どうぞお気軽にお問い合わせください。

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この記事を書いた人

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ねーさん

女性管理職/100年ライフブロガー

ワーキングマザー29年、40歳で正社員復活し、現在は一部上場企業で18年管理職。「100年ライフを楽しく過ごし、同じような人を増やしたい」というビジョンを広げるためブログで情報発信中。山手線 全駅の記事も人気。

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