社内の一斉送信メールに返信すべき？ レスポンスをもらえると思わず嬉しい

こんにちは。女性管理職16年の いくみ(@nesan_blogger)です。

ビジネスメール、とくに社内部署の全員宛に伝達事項のあるときは、一斉送信が便利なもの。

そうしたメールを受け取ったときに「返信すべきなのだろうか？」と悩むこともありがち。

一斉送信はある意味「お知らせ」的なものが多いので、返信せずとも差し支えないですが、レスポンスをもらえると思わず嬉しい。

自分が返信をもらう側と返信をする側と、事例を交えながらご紹介します。

社内の一斉送信メールに返信すべき？

まずは「社内の一斉送信メールに返信すべき？」という疑問について。

もちろん、その内容にも拠りますが、返信があると送信者としてはとても嬉しい。なので、もし「返信しようかどうしようか」悩んだときは、遠慮せずに送ってみてはいかがでしょうか。

実際に私が返信をもらって嬉しかったこと、逆に返信をして喜ばれたことについて、それぞれの事例を次の段落でお伝えしていきます。

自分が返信をもらって嬉しかった事例：新しい物事を導入するとき

自分が返信をもらって嬉しかったこと。

部署内に新しい物事（組織や仕組みなど）を導入するときに、全員に向けてその趣旨と私自身の意気込みについてのメールを一斉送信しました。

とり急ぎお知らせまで…との趣旨と「追って説明会をおこなうので質問があればそのときに」と書き添えておいたので、返信がくることはほぼ想定していませんでした。

翌日になったら、ある部下さんから返事が届いていてビックリ。
「ねーさん、新しいこと楽しみです。よろしくお願いします」シンプルな内容でしたが、とても嬉しくなった。

導入するのには色々な懸案事項があってなんとか調整したものの、それでも、おそらく反論がきそうな点も否めません。

メールを出す私自身もかなりドキドキだったのです。

しかし、この一通の返信だけで勇気100倍。ドキドキしてる場合じゃなくてとにかく前進あるのみ。「返信ありがたく読ませてもらいました。これからどうぞよろしくね」とさらに私から返しました。

自分が返信をして喜ばれた事例：着任挨拶

次に、自分が返信をして喜ばれたこと。

隣チームに別部署から異動してきた新たなリーダーが着任、その挨拶メールが送られてきました。

着任挨拶のときって私も経験がありますが、ほぼアウェイ状態。かなり心細いもの。

たまたまそのリーダーと以前に一回だけですが一緒に仕事をする機会があって、まぁきっと忘れているだろうけれど返信してみようと思い立ちました。

「数年前にお世話になった、ねーさんと申します。またご一緒できて嬉しいです」

すると、「ありがとうございます！あのときはこちらこそお世話になりました。またよろしくお願いします」と即レスがあってビックリ。

返信してよかったです。

返信しないほうがよい一斉送信メール：退職挨拶

一方「返信しないほうがよい」と私が考えている一斉送信メールがひとつだけあります。

それは、退職挨拶。

よく、関係者全員をBCCにして送られてくるもので、最初の頃は何度か返信を試みたりしていましたが、それに対してのレスがないことがほとんど。

個別じゃなくて一斉に送られてきたというのは、その人にとって自分が「その他大勢」の中の1人である、おそらくそういうことなのだろう。

なんとも切ないですが、返信して次の応答をつい待ってしまうようならば、最初から返信しないほうがよい。あるときからそう決めました。

最後にひとこと

一斉送信メールだから返信こないのが普通…と思っていても、嬉しいサプライズもある。

メールのやり取りもコミュニケーションのひとつ。お互いに思いやりをもって上手く活用していきたいものです。