読み手の理解を深めるとは? ビジネス文書・社内と社外でそのポイントは異なる

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こんにちは。女性管理職&ブロガーの ねーさん(@nesan_blogger)です。

部下さんが出してくる報告書を目にする機会は多くありますが、所詮社内文書。大意が掴めればよくって、微細を記す必要はないと考えています。

ところが。

我がボスが私の部下さんに直接コメントしている様子を見て気づいたこと。
そのコメントとは「読み手の理解を深めるのに留意して、ココとココをこういうふうに書き直してください」

読み手の理解って?たかだか「社内」という狭い範囲で気にする必要はなくて、そこを指摘すべきではないし、そのために注力する時間を割くのは無駄です。

そもそも、ビジネス文書において社内と社外でそのポイントは異なるもの。

詳しく解説します。

「読み手の理解を深める」社内だったら大雑把でよい

私はブロガーですから、ネットの向こう側にいる読者さんに、いかに理解を深めてもらえるのだろう?と、できる限りの努力をしつつ文章を書くように心がけています。

「お会いしたことのない、見えないお相手」に対してのマナーとしては当然ともいえる。

一方、社内のビジネス文書は日頃から顔を合わせていて、ある程度お互いの状況が解っている相手が「読者」なので、ブログのように気を配る必要もありません。

言い換えれば、社内文書において「読み手の理解を深めるための努力」なぞ入用ないですし、部下さんに強いるものでもない。

ボスの言葉を借りると「日頃から訓練しておかないといざというときに役立たない」だそうですが、そもそも対外的なのか否かを使い分ければよいだけであって、訓練すべき事象は一律ではないのです。

「読み手の理解を深める」社外だったらケアすべきこと

一方、その相手が社外だったら。

ブログを書いてる立場と会社員仕事での対外の立場と、ある意味似たようなもの。

特に新規のクライアントさんの場合「お会いしたことのない、見えないお相手」
自分が言いたいことと相手が聞きたいことの順番は真逆ってこと…かなりあります。

ケアすべきは、結論から先に書く。いわゆる「PREP法」が役立ちます。

「読み手の理解を深める」書き手にはコントロールできない

この記事を書こうと思い立ったのが、冒頭でご紹介したとおり、我がボスが発した「読み手の理解を深める」というフレーズでした。

もちろん、そうした意識を持つことは肝要ですが、繰り返しになってすみませんが、
「読み手の理解を深める」ための努力の仕方って、相手が社内なのか対外なのか?によってコツは違います。

それよりなにより、そもそも「読み手の理解」というのは、書き手にコントロールできるものではない。

大事なのは、伝える側がいかに相手の立場や状況を慮って誠実にかつシンプルに書くか?
極論すれば、この一点につきます。

形式的な技法よりも、この「思い」は言葉を介して必ず伝わる。

文章もコミュニケーションのための、ひとつの手段なのですから。

最後にひとこと

ちなみに、この部下さん。

我がボスから指摘された点を四苦八苦しながら再作成して、ご苦労様なことです。

その内容を見たら、あまりにもごちゃごちゃし過ぎていて、残念ながら私の頭の中には全く入ってきませんでした。

一部上場企業にて女性管理職18年の私が、あなたの悩み解決をお手伝いします。すでに女性管理職で活躍されている方、これから目指したいと思っている方、女性管理職とともにお仕事をされている男性の方、企業の育成担当者の方、どうぞお気軽にお問い合わせください。

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この記事を書いた人

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ねーさん

女性管理職/100年ライフブロガー

ワーキングマザー29年、40歳で正社員復活し、現在は一部上場企業で18年管理職。「100年ライフを楽しく過ごし、同じような人を増やしたい」というビジョンを広げるためブログで情報発信中。山手線 全駅の記事も人気。

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