ねーさん
勤務先の部署はなにかと会議が多い。
どこの会社でもアリガチかもしれませんが、とにかく「報告と確認」のみの場になっちゃっていて、はっきり言って時間のムダ。
そんなん、資料の共有＆質問事項があればお互いメールやりとりでいいじゃないのー。
ですが。
ボスが自分で隅々まで把握したいヒトのようで、まさに「会議のための会議」。しかもほとんど誰も発言せず。
会議って本来はディスカッションの場。
参加者の＂時間泥棒＂になってはいけません。
そこで、自分が開催するときは、以下のような感じでやってみます。
ポイント：わちやわちゃ行うべし。
- アジェンダ（議題）は事前にメールで送っておき、何を話したいか考えておいてもらう。
- 基本、資料ナシ。作るとしても簡単なパワーポイント2〜3ページ、要点の数値やキャッチフレーズを書いておくのみ。
- 所要時間はMAX1時間。
- まずは参加者が1人ずつ意見を言う。発表者以外は話しが終わるまで黙って聴く。
- その後、質問や提案の交換。
- まとめと課題解決のためのアクションプランや次回アジェンダの確認をして、終了。
- その後個別に相談事項などがあればその場に残って話しをする。なので、会議室は1時間15分で予約をしておく。
議事録は「言った言わない」防止のために必要ではありますが、議事録係は書くことにとらわれて全然参加できないので、やめちゃいました。
その代わり、6.についてを後ほどメールにて共有。
＂わちやわちゃ＂が＂文句大会＂に陥りそうなときは「ちょっと待ったー」を発動（笑）それ以外は、自由に話し合ってもらえばよし。
主催者はあくまでも司会進行係に徹すればいいのです。
より良い会議のやり方というのは、まだまだ模索中ですが、そんなときは、
5分会議を活用した人材専門家／1分トークコンサルタント・沖本るり子さんのこの本が強い味方になってくれます。