ねーさん
こんにちは。女性管理職15年の ねーさん(@nesan_blogger)です。
どこの会社でもアリガチかもしれませんが、とにかく会議が多いのは我が勤務先でも同様。
会議を効率的に実施するのにはどうすればよいか？
私が日頃心がけていることや工夫している、7つのポイントをご紹介します。
会議はディスカッションの場
当たり前ですが、会議って本来はディスカッションの場。
参加者の＂時間泥棒＂になってはいけません。
管理者の私は会議を主催することが多いですが、このことをしっかり念頭において実施するように心がけています。
ともすると「報告と確認」のみの場になっちゃっうこともありがちで、そんな会議ははっきり言って時間のムダ。
「報告と確認」だけであれば、資料の共有＆質問事項があればお互いメールやりとりで済ませばよいのです。
ディスカッションを効率的に実施するための7つのポイント
ディスカッションの場としての会議を、効率的に実施するために。
具体的なポイントは以下の7つです。
- アジェンダ（議題）は事前にメールで送っておき、何を話したいか考えておいてもらう
- 基本、資料ナシ。作るとしても簡単なパワーポイント2〜3ページ、要点の数値やキャッチフレーズを書いておくのみ
- 所要時間はMAX1時間を厳守
- まずは参加者が1人ずつ意見を言う。発表者以外は話しが終わるまで黙って聴く
- その後、質問や提案の交換
- まとめと課題解決のためのアクションプランや次回アジェンダの確認をして、終了
- 個別に相談事項などがあればその場に残って話しをする。なので、会議室は念のため1時間15分で予約をしておく
議事録は「言った言わない」防止のために必要ではありますが、議事録係は書くことにとらわれて全然参加できないので、やめちゃいました。
昨今はzoomでのウェブミーティングも増えてきて、zoomには録画機能もあるので議事録的に活用ができて便利。
その代わり、6.の「まとめと課題解決のためのアクションプラン」についてを後ほどメールにて共有し、次のミーティングへと繋げていくように計らいます。
自由に＂わちゃわちゃ＂してもらうのでよい
主催する側の創意工夫は必要ですが、参加する側の人たちには、とにかく「自由にわちゃわちゃしてもらう」のでよいです。
主人公はあくまでも参加者さんたちです。
＂わちやわちゃ＂が脱線してしまいそうになったり＂文句大会＂に陥りそうなときは司会者が「ちょっと待ったー」を発動して交通整理をする。
それ以外は、のびのびと話し合ってもらえばよし。
主催者はあくまでも司会進行係に徹すればいいのです。
参加者が男性だろうが女性だろうが関係なし。冗長で意味のない会議になってしまうのは、事前準備や進行の仕方が悪いのに他なりません。
最後にひとこと
長年会議主催をしてきて見出したポイントをご紹介してきましたが、今後もさらに創意工夫をしながら、より有効な会議を心がけたいものです。
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