いくみ@女性管理職＆ブロガー（ねーさん） こんにちは。女性管理職20年の いくみ(@nesan_blogger)です。
某日。部署のみんなでヒタスラ「封入作業」をしていました。
我がチームが扱っている業務に関連する書類を、対象者300名程に発送する必要があっての対応です。
当初は主担当者が日々ちょっとずつこなしてくれていましたが、締切も近づいてきたことから全員で一斉にやってしまおう！ということで取り組んだのです。
たかが封入作業、されど封入作業。
その極意について解説します。
単純作業でも侮ることなかれ
実際の作業は、専用の「窓開き封筒」に4種類ほどの書類をセットして封入していくのですが、侮ることなかれ。
何せ中身は個人情報も含まれていて、ぞんざいに扱おうものならたちどころにミスに直結です。
具体的には、表紙と中身が別人物のものになってしまったり、似たような氏名の対象物を組み違えたり…いわゆる「ケアレスミス」なのですが、それを防ぐためには単純なルーティンワークであっても全力で取り組むのが大切。
主担当の部下さんが一番状況を把握しているので、流れ作業でやるのが良いか、もしくはペアワークでやるのが良いか？等、やり方について意見を聞いてみると
「1人ずつ担当先部署を分担して個別にやるのがベターです。部署ごとのセット組まで完了しているので」とのこと。
「くれぐれも誤封入防止にお気をつけくださいねーー」と号令もかけてくれます。
極意は「魂を込めて封入していく」「心の中で音読」
私の持分は50セットほど。
こういうときに肝心なのは「魂を込めて封入していく」
は？それって何？って思いますよね、決して怪しい者ではございません（笑）
表紙にある1人ずつの名前を見ながら「◯◯さんへ。書類を送りますね。大切に使ってくださいね」ってなメッセージを”心の中で音読”しながら作業をしていくこと。
この方法だと、なんだか一生懸命になれるし、音読することでミス防止にも役立ちます。
全員一斉に同じ目的に向かって取り組んで、終わった時の爽快感や一体感も良いものです。
難易度やボリュームに関わらず相手に届けるのが使命
単純作業であれ複雑作業であれ、とにかく業務には難易度やボリュームに関わらず、その成果を待っているお相手に届ける、というのが使命でもありますから。
どんなことでも精一杯取り組むことが大切。
久しぶりの封入作業でしたが、あらためて気づかせてもらいました。
何よりも。
主担当の部下さんの「わぁ！早く終わって助かりました。みなさんありがとうございました」と満面の笑みにも嬉しさひとしおです。
