いくみ@女性管理職＆ブロガー（ねーさん） こんにちは。女性管理職20年の いくみ(@nesan_blogger)です。
最近、若手社員の方から「上司への報告の仕方が分からなくて…」という相談を受けることが増えています。特にリモートワークが普及してからは、この悩みを抱える方が本当に多くなりました。
今回は「報告の仕方」について、私の経験を踏まえて具体的にお伝えしていきます。
なぜ、報告がうまくいかないのか？その本質的な原因
実は、報告がうまくいかない最大の理由は「タイミング」にあります。
いつ報告すべきか分からず、結果として報告が遅くなったり、逆に些細なことまで報告してしまったり…。
例えば、こんな経験はありませんか？
- 「これくらいは報告しなくていいかな…」と思って後で怒られた
- 「細かすぎる報告をして上司に嫌われないか」と悩んでしまう
- リモートだと、対面の時より余計に報告のタイミングが分からない
では、どうすれば良いでしょう？
意外と知らない！報告の基本的な心構え
実は報告には、明確な優先順位があります。
私自身、部下さんからの報告で「これは今すぐ知りたい」と思うものと、「後で良いかな」と思うものがハッキリと分かれるんです。
特に以下のケースは、必ず即時の報告が必要です
- お客様からクレームがあった場合
- 期限に間に合わない可能性が出てきた場合
- 社内の他部署から急ぎの依頼があった場合
- 予期せぬトラブルが発生した場合
こうした点を意識して報告に努めていくことが肝要です。
上司との信頼関係を築く、3つの実践的テクニック
次に、私が実際に成功してきた報告の具体的なテクニックをお伝えします。
ポイントは以下の3つです。
「○○させていただきました」を活用する
「報告」ではなく「相談」として話を切り出すことで、上司も聞く姿勢が自然と変わってきます。例えば「これこれこういう状況で、このように判断させていただいたのですが、いかがでしょうか」という言い方です。
具体的な例を挙げましょう。
「お客様から納期の前倒しの依頼がありまして、社内の生産スケジュールを確認させていただきました。その結果、来週末までであれば対応可能と判断し、その旨を先方に回答させていただいたのですが、いかがでしょうか」
結論から先に伝える
特に忙しい上司相手なら、まず結論から伝えることが重要です。「こういう結果になりました。その経緯についてお時間よろしいでしょうか」といった具合です。
ここで大切なのは、結論に至るまでの経緯も簡潔に用意しておくこと。上司から「なぜそうなったの？」と聞かれた時に、すぐに答えられるようにしておきましょう。
次のアクションも併せて提案する
報告だけでなく「今後はこのように対応していきたいと考えています」と、次の一手まで提案できると、より建設的な会話になっていきます。
私の経験では、この「次の一手」を提案できる部下さんは、間違いなく成長が早いです。たとえその提案が採用されなくても、「自分で考えて行動している」という姿勢が上司に伝わるからです。
リモートワーク時代の報告の極意
昨今増えているリモートワーク。対面での報告とは、少し異なるポイントがあります。
まず、チャットやメールでの報告は、必ず件名や要点を明確にすること。長文は避け、箇条書きを活用しましょう。
また、急ぎの案件については、チャットで「○○について報告させていただきたいのですが、お時間よろしいでしょうか」と一声かけてから、オンラインミーティングを設定するのがベストです。
最後に：明日から実践できる、具体的なアプローチ
上司との関係づくりは、一朝一夕にはいきません。でも、こうした小さな工夫を積み重ねることで、必ず良い関係性は築けるはずです。
私自身、部下さんからの報告を受ける立場になって実感したのは、実は上司も部下さんとより良い関係を築きたいと願っているということ。
上司と部下の関係は、決して一方通行ではなく、お互いが成長し合える関係こそが大切。
ぜひ、明日から少しずつでも実践してみてください。きっと、あなたの職場生活がより充実したものになるはずです。
