短期サポートメンバーとうまくやっていく法　3つのポイントについて、管理職15年の私からご紹介

こんにちは。女性管理職15年の いくみ(@nesan_blogger)です。

我がチームのプロジェクト、どうにも繁忙で回らなくなってきてしまった。あと2ヶ月ほどしのげばなんとかなりそうだけれど、人手が足りない。

そんなときに、他チームから助っ人を送り込んでもらいました。

短い期間でも一緒に仕事をしていく仲間として、どううまくやっていけばいいか。私が心がけていることをご紹介します。

短期のサポートメンバーとうまくやっていく法　3つのポイント

まずはそのポイントについて。

さらに詳しくお伝えします。

プロジェクトの目的やゴールをしっかり説明する

助っ人さんだと、ともすると「業務のこの部分を担当してください」…などと、上っ面だけのお願いをしてしまいがちです。

しかし。

業務というのは目的やゴールを理解してこそ、腹落ちして取り組めるもの。

一時サポートしてもらうだけだったとしても、まずはそこからしっかり説明をおこなうのが業務指示者の務め。

まずメンバーをお迎えしたときに、私はこの過程から必ず始めるようにしています。

お相手にとっては「ちょっと手伝うだけなのに、そこまで教えてもらわなくとも…」という人もいますが、説明というのは少なすぎるよりも、多いに越したことはないです。

固定メンバーだろうが短期メンバーだろうが、必要な情報共有は等しくおこなう

プロジェクト内で必要な情報は様々あって、サーバー内のフォルダやメールやり取りでそうしたものを共有しますが、固定メンバーだろうが短期メンバーだろうが、情報共有は等しくおこなう。

企業内ですとアクセス権設定などの手続きが発生するから、一時的なメンバーに対してそれを付与すべきか？という議論が出ることもありますが、とにかく関わる全員が等しく必要な情報にアクセスできる環境を整えることが肝要。これが私の信念です。

私自身、助っ人の経験が何度かありますが、一番辛かったのが「短期だからとの理由で必要な情報を取得できない」こと。

我がチームのメンバーにはそんな思いをさせたくありません。

それぞれの個性を受け止めて、より適切な業務分担を取り計らう

短期であっても、人それぞれの個性を受け止めて、より適切な業務分担で活躍してほしいというのは同じ。

とはいえ、ずっと一緒に過ごしているメンバーと異なり、対話の時間も限られてしまう。

まずは説明したり教えたりしながら「このひとの個性はどこにあって、何を発揮してもらえばいいのだろう？」ということをキャッチアップすることに努めます。

もちろん、そもそもの所属部署リーダーから所感を聞いておくことはできますが、返って先入観を持ってしまってもいけません。

ほんの一日程度でもご本人さんたちの様子を見ていれば、ある程度予想はつくもの。

いきなりに多くことを説明受けて、プレッシャーを感じているタイプ
何事も先回りしてちゃっちゃと片付けてくれるタイプ

それぞれに合わせて、業務分担を取り計らうことでスムーズに進められます。

最後にひとこと

一時的だろうが、恒常的だろうが、一緒に仕事をしていく仲間に変わりはない。

助っ人を経験したことで今後のご本人さんたちのキャリアに、ぜひ役立ててもらえると嬉しいです。