いくみ@女性管理職＆ブロガー（ねーさん） こんにちは。女性管理職20年の いくみ(@nesan_blogger)です。
ベンダーさん（業務委託先）との重要な打ち合わせの機会は多くありますよね。
時として、上手くいかないこともあって、なぜそうなってしまうのだろう？と考えるに
「議論が噛み合わない」「時間だけが過ぎていく」「結局、課題が解決しない」
などといった、いわゆる”ミスコミュニケーション”が原因なのです。
では、打ち合わせを120%活かすにはどうしたら良いでしょうか？5つのポイントで解説します。
ベンダーさんとの打ち合わせ 5つのポイント
まずは、そのポイントから。5つ挙げます。
- 事前準備を徹底する
- 時間を効率的に使う
- 良好な関係性を築く
- 課題解決への道筋を作る
- フォローアップを忘れない
さらに詳しくお伝えします。
なぜこの方法で成果が出るのか？
数多くのベンダーさんとの打ち合わせを重ねてきた中で気づいたのは、「相互理解」と「時間の有効活用」が成果を左右するということ。お互いの立場を理解し、限られた時間を効果的に使うことで、必ず成果は生まれます。
事前準備を徹底する
打ち合わせ前の準備が、その後の成果を大きく左右します。特に重要なのは、ベンダーさんへの質問事項を事前に整理して共有すること。これにより、双方が準備をした上で議論に臨むことができます。
時間を効率的に使う
打ち合わせは原則1時間以内。長時間の会議は、かえって本質的な議論を妨げてしまいます。最後にポイントを確認し、課題の期限を明確にすることで、次のアクションにつなげやすくなります。
良好な関係性を築く
困っている点は率直に伝えつつ、ベンダーさん側の事情も理解する。この両方のバランスが大切です。敬意を持って接することで、より建設的な議論が可能になります。
課題解決への道筋を作る
法規制や状況変化により、すぐには解決できない課題もあります。そういった場合は、FAQ集などでの情報共有を依頼し、段階的な解決を目指します。
フォローアップを忘れない
打ち合わせ後の進捗管理も重要です。特に重要案件については、情報共有の方法を確立し、関連部署への展開も考慮に入れます。
まとめ
ベンダーさんとの打ち合わせは、単なる会議ではありません。
互いの成長と業務改善のための貴重な機会です。1回1回の打ち合わせを大切にし、確実な成果につなげていきましょう。
打ち合わせの成功は、ベンダーさんと私たち、双方の成長につながります。この記事で紹介した方法を、ぜひ実践してみてください。
必ず、良い変化が生まれるはずです。
