「その人にしかできない業務」を作らずに、お互いに助け合える体制が大事

こんにちは。女性管理職19年の いくみ(@nesan_blogger)です。

上司は部下さんの健康を見守ることが大切、と心しているものの、突然ご本人が病気に見舞われてしまう場合もあって。

どうしたら良いでしょう？

最近我が部署で起こった出来事をご紹介しつつ、気付いたこと。

それは「その人にしかできない業務」を作らず、お互いに助け合える体制の構築です。

部下さんから、病気に罹ってしまったとの報告

部下さんのお一人から「すみません、◯◯という病気に罹ってしまったようで…しばらく在宅勤務でやらせてもらえないでしょうか？」と相談がありました。

休まなくてもいいの？無理しないでね。と返しましたが「在宅勤務ならば大丈夫です」

特に彼女の病気にとって、毎日の通勤電車（しかも、立ちっぱなし）はできるだけ避けるように、との主治医からのアドバイスがあったそうです。

弊社では他の多くの企業と同様、コロナ禍の際にある程度在宅勤務可の仕組みを作っていたので、この点は問題ありません。

とはいえ、出社しないと対応できない業務も幾つかあって、それ以外でもやはりお互いに顔を合わせて行うことが最良の物事も多く、コロナ5類以降はほぼ、全員オフィス勤務でした。

ゆえに、どうしてもこの部下さんが受け持っている「出社しないと対応できない業務」は、他のメンバーに取って替わってもらうしかなくて、そのための引き継ぎ段取りをしていたところ、別の部下さんから意見をもらったのです。

「その人にしかできない業務って、良くないですよね」他の部下さんからの進言

「いくみさん。”その人にしかできない業務”って、良くないですよね。誰しも病気など緊急事態に陥ることってありますから。だからお互いに自分の業務のマニュアル化って必要だと思います」

ハッと気付かされました。

我が部署、固定メンバーが長年貢献してくれて成り立っていたこともあって、長らく「その人にしかできない業務」の集合体だったのです。

しかも、部署全体のマニュアルは存在しているものの、個別業務のそれは残念ながらほぼ皆無。

言い訳すみませんが、私が1年半前に異動してきたときもずっとその体制で、前任者はその点を着手できずに去っていってしまいました。

ま、それはさておき。

今この部署の責任者は私ですから「誰がやっても業務を回せる体制」を取ることを目指していかねば。

誰がいつ何をやっても、一定の成果継続が大事

すると、また他の部下さんが意見をくれます。

「私も、日頃の自分の業務マニュアル化進めていきます」

もうみんな、サイコー！なんとありがたいことでしょう。

リスク管理、というよりもお互いの思いやり。

そして、誰がいつ何をやっても同じ業務で一定の成果を継続できるために、「ココ見てね」という物を備えておくのってホント大事。

日頃、つい見過ごしてしまいがちなことを、部下さんから体調不良を教えてもらったことで気付かせてもらいました。

最後にひとこと

病気に罹ってしまっても在宅勤務で頑張ろうとしてくれている部下さん、このことをきっかけに「見える化」を提案してくれた部下さん、早速マニュアル化に取り組んでいる部下さん。

上司とは部下さんに育ててもらっているのだと、あらためて実感です。