いくみ@女性管理職＆ブロガー（ねーさん） こんにちは。女性管理職19年の いくみ(@nesan_blogger)です。
業務の中で入手する様々な情報。大抵は自部署で保管して必要な都度活用していくものですが、時には自部署だけで囲い込むではなく、他部署を含めた関係者へより多くシェアすることも大事。
そうしてこそ、情報が「活きる」ってことあります。
最近実感した出来事から気付いたことを元に解説します。
集計・分析が困難な時は外注すると良い
今回取り扱った情報が、我が部署の業務のうち、社内サービスの一環となるもので、「全員がこのサービスに使った費用と内訳データ」についてです。
それを集計して分析するためのシステムが備わっていて、前任者から一通り引き継ぎは受けたものの。
操作方法がかなり複雑で吐き出されるデータも相当見辛く、取り扱いに窮してしまっていました。
しかも、これまでは毎年の分析結果をダウンロードせずに、システムに保存してあるまま。もちろんこのデータ自体が本質に直接影響するものではありませんので、それはそれとして。
せっかくの仕上げなのだから、自分の能力では到底上手くできそうにないため、思い切って外注を決断。
当然費用はかかりますが、ボスも「今後に有効活用することを前提に、OKとします」と渋々ながらも承認を得ることができました。
外注したからこそ得た気付き
しばらくして。
実際に納品された成果物を見てビックリ。
とても綺麗にまとめられて、どこに今後に向けての課題の元があるかが一目瞭然です。
ボスから言われた「今後に有効活用…」のことを気にする、というより、これは絶対社内の関係者にシェアすべきだ、との思いが湧き上がってきたのです。
でもやはり、私だけではとてつもなく拙い説明しかできなさそうだから、ベンダーさんに協力をお願いしてシェア回を開催、10数名が熱心に聞き入っていました。
データを持っているだけ、自分達で囲いこんんでいるだけでは、それこそ”宝の持ち腐れされ”になりかねません。
情報とは活用してナンボ。
外注したからこそ得た気付きです。
社内であれば情報共有は積極的に
実際に参加者さんそれぞれの「どこに刺さったか」という点はヒアリングがまだできていないですが、なんかしらをきっと持って帰ってくれたことでしょう。
人によっては「例え社内だとしても、他部署間とみだりに情報共有しない方が良い」という考え方もありますが、社外ならまだしも、社内部署の垣根なんて、所詮「お互いに自由にくぐりあえる”のれん”」みたいなもの。
もちろん、クライアントさんとの業務において知り得た情報には関係者限の守秘義務がありますが、それ以外ならば、これからも必要な情報共有を厭わないようにしよう。
今回の出来事で、あらためて心しています。
