いくみ@女性管理職＆ブロガー（ねーさん） こんにちは。女性管理職19年の いくみ(@nesan_blogger)です。
業務が切迫詰まっているときは、なかなか周囲への目配りや声掛けができないですが、ちょっとでも余裕が出たら、声掛けすると良い。
「なにかお手伝いありますか？」
部下さんから「わー！助かります。ありがとうございます」と言われて、実際に手伝ってみたら気付いたこと。
解説します。
立て込み後にホッと一息ついたとき、声掛けのチャンス
この記事を書いている時から遡ること10日ほど前に、我が部署・期末の一大イベントである、決算業務とそれに伴う総会がようやく終わり。
それまでずっと立て込んでしまって2ヶ月近くかかりっきりで、まったく余裕がありませんでした。
ホッと一息ついたときに、全然周りへの手助けができていなかったことに反省。声掛けのチャンスです。
「なにかお手伝いありますか？」
すると。
1人の部下さんから「あのぉ…よろしいでしょうか？」遠慮がちに手が上がりました。
毎年のルーティン業務で余計な負荷をかけてしまっていた
この部下さん。
毎年の総会議事録を担当してくれているのですが、他の急ぎ業務が重なってしまいなかなか着手できず、とのこと。
そういえば、議事録がなかなかあがってこないなぁと気になっていたこともあり、二つ返事でお手伝い（というよりも、自分が対応する）を引き受けました。
社内の単純なミーティングであれば、昨今はレコーディングデータを保管するだけで「紙の議事録」は省略することが多いですが、こと総会となると、業務の特性上行政当局への提出が必要となるため、しっかり仕上げなければなりません。
前年度のファイルを再利用して修正後に別名保存するのですが、実際に自分でやってみたら…
なんと無駄な箇所の多いことか！
しかも数値の入力も全て＂文章＂でやっていて、数値ならば表を使った方が何倍も楽です。
いつからこのテンプレを使っているのかは不明ですが
長年この部下さんに、議事録作成に関して余計な労をかけてしまったこと、申し訳ない思いでいっぱいになりました。
手伝ったことで効率化が必要なことに気付く
面倒なことはちゃっちゃとシンプル化するのが私のポリシーでもあるので、これを機に思い切って、大幅リニューアル。
それでも他業務と並行してこなすのに2日がかりでした。
「今まで大変な思いをさせてしまい、申し訳なかったです。かなりシンプルに変えましたよ」と伝えたところ、部下さん心底安堵している様子。
今後もこの部下さんに議事録担当を続けてもらうかは決めていませんが、誰がやるにせよ。
次からのこの取り組みが少しでも工数軽減できるように。手伝っていなかったら私自身が気付けなかったです。
最後にひとこと
業務とは大抵、主担当者を決めて各自分担してこなしていきますが、時には別の目で見て別の手でやってみて、方法工夫のアイディアが湧くことって、あるもの。
お互いに「お手伝いありませんか？」と声を掛け合うのも一つですが、やはり、管理職がしっかりイニシアティブを取っての「お手伝い活動」が大切。
あらためて気付かせてくれた部下さんに感謝です。
