いくみ@女性管理職＆ブロガー（ねーさん） こんにちは。女性管理職19年の いくみ(@nesan_blogger)です。
業務でのコミュニケーション。チャット（Teamsなど）も活用されているものの、我が勤務先ではメールが主流であることに変わりありません。
文章の書き方については、できる限り気を配って対応しているつもりなのですが、メールに書いた”ちょっとした一言”が仇になってしまうこともある。
私の苦い経験をご紹介しつつ、解説します。
「それ、必要かしら？」が相手のスイッチになってしまった
その「一言」とは。
私が勤務しているオフィスは東京都内にありますが、リモートワークの進展で、他地域在住の部下さんたちも増えています。
リモートワーク100%の、とある部下さんから連絡をもらいました。
「いくみさん。色々とメンバーと相談したいこともあって、一度出張で本社出社しても良いですか？」
彼女が出社してもらうのには、新幹線移動が必要になるため、経費もかかります。
もちろん、全然オッケーなのですが、こんな”しくじり返信”をしてっしまったのです。
【必要な出張だったら承認しますよ。】
「必要だと思って相談しているんです」返信にハッと気づく
すると。
必要だと思って相談しているんです。
そんなふうにリマインドされたら、逆に、自分の行動が不要ではないか？と言われたように受け止めました。
決してそんなつもりで書いたわけではありませんでしたが、もう、後の祭り。
結局彼女は出張してくることなく、そして、しばらく後に退職してしまったのです。
もちろん、今回のメールやりとりだけでご本人が進路を決断したわけではないでしょうが、離れているところで1人で仕事をしていて孤独感もたくさんあったあろうに、私がケアしきれていないこと。
積み重なった負の要素が、あるメールの一言できっとスイッチになってしまったに違いありません。
申し訳ない思いでいっぱいになりました。
では、なんと書けば良かったのか？
残念な事態となってしまいましたが、彼女の辛い思いを受け止めて今後に活かすために。
なんと書けば良かったのか？を振り返ってみます。
「出張どうぞどうぞご自由に」的にオールオッケーなのも、現場を管理する立場からするといけません。
さりとて今回のように「必要な」的に相手の不信につながってしまう言葉も、やはりNG。
【出張、ぜひ前向きに取り組んでください。そして、この機会に色々なことが果たせるように計画立てて進めてね】
これならどうだろうか？
「必要な」ということは、もちろん伝えるべきなのですが、表現を変えることで、相手もきっと前向きに捉えてもらえたかもしれなかったです。
最後にひとこと
このブログを書いて、当時のことを反省して改めてメール文面を作り直してみましたが、業務に追われている日々に、なかなか気の利いた一言が思い浮かばずでやり過ごしてしまったこと。
メールだけではなく、チャットでも同様ですが「たかが一言、されど一言」
言葉の重みをあらためて実感しています。
