いくみ@女性管理職＆ブロガー（ねーさん） こんにちは。女性管理職18年の いくみ(@nesan_blogger)です。
業務とは情報伝達の集合体と言っても過言でないくらい、日常のなかで伝える側や受け止める側を繰り返しますよね。
ともすると、関わる人がどんどん増えていって、伝言ゲームのようになりがちなことも多々。
これを回避するための心得とは？
元部下さんから相談をもらった具体例も交えて解説します。
一見落着ではなく、実は伝言ゲームの始まり
まずは具体例から。
一件落着かと思えたことが実は伝言ゲームの始まりだった…という出来事です。
前部署を異動して1年近く経ちますが、後任者（仮にAさん、と呼びます）からメールがきました。
「◯◯の手続きが滞っているらしく、◇◇という現象が起きています。どうすれば良いでしょうか？」
確かにこの手続き、半年にいっぺんしか発生しないので、つい失念してしまうんですよね。
それにしても、手続きの当事者はAさんなので「滞っているらしく」という他人事のような表現なのと、何を知りたいのか？が良くわからず、なんともモヤモヤします。
- 手続きのやり方をおさらいしたいのか
- ◇◇という現象の原因を知りたいのか？
何度もやりとりするのも詮無いので、とり急ぎこの2つそれぞれについての説明を書き返信。
すると「ありがとうございます」とレスがきたので一件落着のように見受けました。
解決と思いきや…ややこしくなっていただけ
ところが。
こんどは元部下さん（仮にBさん、と呼びます）からチャットが飛んできます。
「いくみさんすみません、ちょっといいですか？」
仕事ができて気遣いにも長けている彼女なので、
おそらくよっぽどのことが起きているのでは？と気になりました。
「Aさんがとてもお忙しくて◯◯の手続きが抜けてしまったようで、私のところに別の人を介して『どうなっているのだ？』と指摘があって困っています」
あらら、Bさんに飛び火しちゃってたのねー。しかも、Aさんから直接でなく他の人を介してって…お気の毒です。
残念ながら解決どころか、返ってややこしくなっていただけ。
これまでの引き継ぎ状況と、Aさんからも訊ねがあったことをかいつまんで伝えると。
「そうでしたか…もう次からは私が引き取って対応することにします。その際はやり方教えてください」
との返答。
私が長らく携わっていた得意分野の一つでもあったゆえ「もちろん喜んで！」と返しました。
情報伝達や指示出しはシンプルに
手続き自体はさほど手間のかかるものではありませんが、情報伝達や指示出しがおそらく複雑になってしまったゆえのトラブルです。
Bさんにお任せしてしまえば、優秀な彼女のことですから、もう同じことは起きずに済むでしょう。
Aさんも相当多忙を極めているようで、なんだか心配になりますが、そんな時だからこそ、シンプルイズベスト。
加えて、おそらくAさんは前任者の私が関わる（手を煩わせる）ことに対して、気を遣って遠慮してしまったのかもしれません。
部署は違えど同じ会社に勤務しているのですから「一番詳しい人に確認する」ことも、解決の早道です。
最後にひとこと
私もバタバタになってくると、同じようにややこしくしてしまい、返って本質から遠ざかることをやらかしがちです。
今度Aさんと雑談する機会があったら「お互いに心がけたいですよね」そんなメッセージをお伝えしようと思っています。
