紙媒体での書類やりとり 電子媒体に慣れるにつけ、つい忘れてしまう注意点

こんにちは。女性管理職18年の いくみ(@nesan_blogger)です。

昨今は書類のやりとりはもっぱら電子媒体がメイン。契約書などお互いのサインが必要であっても電子署名が増えてきていますが、それでもまだ「紙媒体」が主流の取引先もあるもの。

この記事では、電子媒体に慣れるにつけ、紙媒体での注意点を怠ってしまった私の失敗談をご紹介します。

紙媒体での書類やりとり 注意点

まずは、紙媒体での書類やりとり注意点について。ポイントは以下の3つです。

「失敗談」の内容とともにさらに詳しくお伝えします。

紙媒体での書類やりとり 失敗談と注意点の補足

私がどんな失敗をしてしまったかと言いますと、こちらが想定している期限よりも大幅に時間が必要であったことを認識しておらず、その後の必要な手続きが滞ってしまったことです。

基本紙媒体のみ、しかも、問い合わせは電話メイン…という某取引先。

こちらから依頼した書類を返送してもらって、さらにそれを以って別の取引先に届出をする必要があったもの。失敗した原因を前段落に書いた「注意点」と照らし合わせて考察してみます。

書類を送る際に、必要な添付物を「詳細に」確認しておく

今回の書類を送る際に、もちろん、必要な添付物について電話問い合わせで確認した上で郵送をしていました。

ところが、その後2週間ほどして先方から電話が架かってきたのです。「依頼書の表紙が足りません。◯◯という旨で表紙を作成して送ってください」

一瞬、我が耳を疑いました。

それ、この前電話したとき聞いてないし。しかもなんでこんな時間経ってから言ってくるの？？しかも「表紙」って、そんなの必要なの？？

疑問符だらけでイライラが募りますが仕方ありません。

「添付物」を確認したつもりでも、こうした取引先に対しては繰り返し「詳細」を確認することが必要なのだと悟り、とにかく速攻で追加書類を郵送です。

自分達の価値観やスピード感で物事が運ばないことへの理解

書類だけでなく物事のやりとりって、とにかくスピード感が大事。だからこそ電子媒体が奏功してくれているのですが、それを是としない価値観もある。

もしかしたら急いでいるのは自分達だけで、相手の時間軸は同じだとは限らない。

私はかなりのイラチ（短気）なので、個人的には時間軸が緩すぎるのは受け入れ難いですが、世の中にはいろんなスピード感が存在するのでしょうから、理解するしかないです。

返信用封筒は「速達」にしておくと良い

ようやく先方から「一両日中に返送できる予定です」と連絡をもらったときは、つまり翌日遅くとも翌々日には届くと期待していました。

ところが。

待てど暮らせど来ません。東京都内→東京都内なのですぐだろうと思い込んでいたのですが、念のため郵便局に確認してみたら「普通郵便だと3日程度必要な場合もあります」

返信用封筒に切手を貼っておいただけでもかなりの親切だと自負していたのですが、こんなことなら速達扱いにすべきでした。

次の取引先にも事情を説明してひたすら謝罪。迷惑をかけてしまって心苦しいことこの上ありません。

価値観は様々である

自分達の当たり前が相手の当たり前ではない。

話が少々逸れてしまってすみませんが、この事例とは別の取引先から”添付資料に個人情報が含まれている場合は、情報漏洩を防止するためにもメールではなくFAXでお願いします”と言われたことがあります。

え？今どきFAX？

それって、情報漏洩防止策になるの？ファイルにパスワードを掛けて添付する方がよっぽど安全なのではないのかしら？

またしても疑問符の連続ですが「それ、間違ってませんか」と言ったところで詮無い。

価値観とは実に様々なものです。

最後にひとこと

世の中はどんどん電子化が進んでいて、政府主導でのデジタライゼーションも取り沙汰されている。

それでも、「紙」にこだわる理由はおそらくその取引先にとっては何かしらあるのでしょう。

他所様の事情をどうこういうつもりではないですが、時間と資源（紙）の効率化はぜひ推し進めていきたいものです。