ビジネスシーンでのメール返信は「し過ぎてもいい」が鉄則

広告

こんにちは。女性管理職18年の ねーさん(@nesan_blogger)です。

ビジネスシーンでのコミュニケーションはメールを活用することが圧倒的に多い。
社内外問わず、実に多くのメールが飛び交っている日々ですが「返信」について同僚の振る舞いで気になることがありました。

それは、ほとんど返信をしないこと。

返信をし過ぎることとほとんどしないこと、どちらが良いのでしょう?具体例を交えて解説します。

ビジネスシーンでのメール返信は「し過ぎてもいい」が鉄則

まずは結論から。

ビジネスシーンでの返信は「し過ぎてもいい」が鉄則

「返信し過ぎ」とは少々語弊があるかもしれませんが、私が心がけているのが【1.5往復】

一番最初のメール発信が自分だったりお相手だったりそれぞれありますが、そのやり取りを1往復とすると、最後の0.5は自分が返してクロージングするという点です。

具体的にはこんな塩梅。

ねーさん

今後の手順について、このようにお願いできればと存じます

クライアントさん

了解しました

ねーさん

ありがとうございます!引き続きどうぞよろしくお願いします

「ほとんど返信しない」ってどうなの?

この記事を書くきっかけになったのが、冒頭でもお伝えしたとおり我が同僚の振る舞い。

彼は何故か?必要最低限のレスポンスしかしないことが多くって、しかもメール文章の中に相手が2人存在している場合にほぼスルーなのです。

例えば、以下のような連絡をクライアントさんにおこなったとしましょう。仮に同僚をAさんとします。

ねーさん

このタイムラインは私が、次のタイムラインはAが担当します

するとクライアントさんからは

クライアントさん

ねーさん、承知しました。今回は引き続きどうぞよろしく。
Aさん、次回はお世話になります

みたいに返信がきます。

前段落でお伝えした通り、私はその後「ありがとうございます。どうぞよろしくお願いします」と返しますが、その後にAさんが「次回担当しますAです。どうぞよろしくお願いします」と被せて返すべきなのです。

しかし、ノーレス。

Aさんに「文面最後まで読んで、その中に自分が登場しているんだったらしっかり返してくださいね」と念押ししましたが、そんなこと言われないと気づかないものなのだろうか?
この話をしたときには「わかりました」とは言ってましたが、その後も相変わらずノーレス。

おそらく、自分はccに入っているだけだから、そのままでもいいのだろうくらいの感覚のようです。

返信するかしないか?思いやりが大事

もちろん、メールが不必要に増えてしまうのはお互い忙しいビジネスパーソン同士ですから、できる限り回避したいという思いもあるでしょう。

しかし発信した側の立場になって考えてみたら「Aさん、読んでないのだろうか?」心配になってしまうものです。

返信するとかしないとか、その根底に必要なことは思いやり。

思いやりが欠如していると、必ず相手に伝わってしまってそれが致命傷になるってこと、意外とありがち。

だから、やり過ぎるくらいでいいんです。

上司の立場で「ほとんど返信しない」はご法度

当たり前ですが、上司の立場としては「ほとんど返信しない」はご法度です。

何故ならば、上司からの返信が疎かだった場合、部下さんに類が及んでしまうから。
特にクライアントさんが細やかなタイプの人だったらAさん本人ではなく、その部下さんに対して「おたくのボスさんから返事が来ないんだよねーーー」などとお訊ねがきてしまったりするものです。

ほとんど返信しないってこと、効率化とか簡略化とかなんかしら理由をつけるつもりだったとしても、最早全く意味を成しません。

加えて、しばしば見かけるのが「人によって態度を変える」
特に、自分より上位と思う相手にはコメツキバッタのように返事しまくるのに、そうでないとスルー。

こんな上司、誰もついて行きたいと思えないです。

最後にひとこと

メールやり取りもコミュニケーションの一つ。

やり過ぎるより、やらなさ過ぎる方が拙いだろう…シンプルに考えたら自ずと答えは決まっています。

一部上場企業にて女性管理職18年の私が、あなたの悩み解決をお手伝いします。すでに女性管理職で活躍されている方、これから目指したいと思っている方、女性管理職とともにお仕事をされている男性の方、企業の育成担当者の方、どうぞお気軽にお問い合わせください。

ランキングに参加中!
にほんブログ村のランキングに参加中です。下のバーナーをポチッと押して、応援いただけると嬉しいです。
にほんブログ村 転職キャリアブログ キャリアへ
にほんブログ村

ご提案・ご依頼を受付しています
この記事について、または「ねーさんらいふ」運営者へのご提案・ご依頼を受付しています。

広告

この記事を書いた人

Avatar photo

ねーさん

女性管理職/100年ライフブロガー

ワーキングマザー29年、40歳で正社員復活し、現在は一部上場企業で18年管理職。「100年ライフを楽しく過ごし、同じような人を増やしたい」というビジョンを広げるためブログで情報発信中。山手線 全駅の記事も人気。

→詳しいプロフィールはこちら