【リファレンスチェック】元部下さんから依頼されたときの対処法

こんにちは。女性管理職17年の いくみ(@nesan_blogger)です。

元部下さんから連絡をもらいました。
「ねーさんに折り入ってご相談があるのですが」

とても信頼していて、退職決意って聞いたときに残念でなりませんでしたが、辞めてからも頼りにしてくれるって嬉しい。

用件を聞いてみたら、転職応募先への「リファレンスチェック」の協力依頼でした。

リファレンスチェックってなんだろう？
そして、それを依頼された際の元上司としての対処法について。

実際経験して気づいたことをご紹介します。

リファレンスチェックとは？

まずは「リファレンスチェック」について。

人材の中途採用は我が勤務先でもしばしばおこなっていますが、応募者が前職でどう活躍していたか？という点は最も気になるポイントです。

とはいえ、あからさまに前職の関係者に訊ねるなぞ、個人情報保護の観点からご法度に違いないし、そもそも訊ねる手段も思いつきません。

ところが、昨今はそうした取り組みを合法的にサービス提供しているベンダーさんがあることを知りました。

リファレンスチェックは、書類選考や面接だけでは分からない採用候補者の経歴や実績に関する情報を、候補者の上司や同僚といった一緒に働いた経験のある第三者から取得することができるサービスです。候補者をよく知る他者からの評価のため、より客観的な視点を含めて採用候補者の適性やチームとの相性を判断することができるようになります。
ー「back check」ウェブページより引用

面接の場で応募者本人から聞くことを信頼してこれまで採用活動をおこなってきましたが、確かにこうしたサービスがあるのなら利用するのも一考です。

個人情報保護についてはとても気になる点ですが、今回元部下さんから依頼され私が対応したリファレンスチェックの手順においては、以下のような説明があり腑落ちしました。

リファレンスチェック 元部下さんから依頼されたときの対処法

前段落でお伝えしたとおり、私自身が「リファレンスチェック」という方法について、あまり馴染みがもてていなかった状況でした。

もちろん元部下さんの再出発のために協力は惜しみません。
しかしながら、自分が責任を持って対処するためには、まずはその仕組みを理解することが必要。

検索して調べてみて、あらためて「リファレンスチェック、なるほど。」と受け止めました。

次に、自分がどう答えればよいか？

元部下さんに質問してみたところ「在職年数や役職や明確に示せる点はそのとおりに答えてもらってよいです。所感的な質問は、ねーさんが思ったとおりのことを答えもらって構いません」

できる限り魅力的なところを書いてあげたい。
でも、私が上司として彼にどう関わってきたのか？本音でしっかり答えないことには、おそらく転職応募先の相手にも伝わりません。

リファレンスチェックを依頼する方もされる方も、お互いにガチに仕事を共にしてきたからこそ。

逆にいえば、そういう関係性にないならば頼まない／引き受けないに限ります。

リファレンスチェック 実際のやり方

合わせて、実際のやり方についてもお伝えしておきます。

それぞれのベンダーさんによっても異なる点もあるでしょうが、元部下さんから依頼されたのが「back check」というサービス。

まずは元部下さんからメールをもらって、そこにアクセス先のURLがあり。その後はワンタイムパスワードの設定（アクセスした後にパスワードがメールで送られてくる）をおこない、回答画面へと進んでいきます。

ワンタイムパスワードは即時に期限切れとなってしまうため「後でやろう」はNG。すぐに取り組むのが必須です。

回答画面が開いたら、まずは定型設問。元部下さんと仕事を共にした年数や自分の役職について。
ここはあらかじめご本人が説明している内容がデフォルトされているので、基本は「OK」をクリックするのみです。

次に4点ほどの記述式設問。なかなハードル高いですが、懸命に書き記します。

記載したら送信して完了。

その後、私が書いたことがどのように活用されるかは不明ですが、とにかく元部下さんとのかつてのリレーションシップを思い出しつつ大切にしつつ、心を込めて書きました。

最後にひとこと

私が管理職として最も重要だと考えている信条は「部下さんに寄り添う」

これは絶対ブレません。

辞めていった元部下さんだって、かけがえのない1人であることに変わりなし。

リファレンスチェックって、おそらくある程度の形式的な点も多いでしょうが、この私の思いが元部下さんの転職先にも伝わるのなら幸い。

今部下さんだろうが元部下さんだろうが、その成長を切に願っています。