情報共有が上手くいかないと悩む前に管理職がすべきこと 自分から率先して共有を図る

こんにちは。女性管理職16年の いくみ(@nesan_blogger)です。

業務をおこなううえで、スムーズな情報共有というのは欠かせないもの。

必要な情報を集約して、メンバーに等しく周知していくのが管理職の役割の一つですが、なかなか上手くいかないと悩むことも多いのではないでしょうか？

この記事では、私の失敗経験とそのことで気づいた「情報共有のために大切なこと」について、ご紹介しています。

情報共有のために大切なこと

まずは、情報共有のために大切なこととは？それは、

です。

管理職は様々な情報を得る立場にあり、なかには決定前の会社方針や人事情報など誰にでも共有すべきではないこともあります。

しかし、それ以外のとくに「業務に直結する情報」は出し惜しみせずスピーディーに共有を図るとよい。

管理職が情報を受け取るのみでは、部下さんたちはついてきてくれません。

情報共有が上手くいかなかった 私の失敗経験

次に、このことに気づく前に、私はどんな失敗をしてしまったのかについてお伝えします。

クライアントさんから、ある重要な「手順の変更」について相談があり、しかも、すぐにでも実施する必要性とその理由について説明を受けました。

ところが、少々その内容が複雑だったことで「何を、どう、誰に」伝達すべきか思案に時間がかかって、一定期間自分のなかだけで「温めて」しまったのです。また、当初自分1人でもある程度対処できると、過信していた点もいけません。

すると、クライアントさんの別の担当者から問い合わせを受けて、部下さんから問いただされます。

その後慌てて詳細を伝達したものの、部下さんを困らせてしまったことに変わりない。

クライアントさんからしてみても「このリーダーに伝えたことが、速やかに必要な人たちに共有されていない」と不信感を覚えてしまったことでしょう。

振り返ってみると、これまでも私は部下さんたちからの情報は受け取るのに、肝心の自分はしっかり与えられていなかった。

この失敗経験があって以降は、とにかく自らが率先して情報共有をしよう。と心がけることにしました。

情報共有で工夫するとよい点

とはいえ、情報とは実に多種多様ですから、なんでもかんでも伝えればよいというものではありません。

また、途中経過（一次情報）の場合もあって、共有するにも、受け取る側がより解りやすいように整理しておこなうことが必要です。

伝達手段はメールを使うことが多いので、工夫するとよい点としては

• 一次情報であれば「第一報」とタイトルに書き、続報が得られたときは第一報を引用の上、追加情報を記載する
• 真っ先に見てもらいたい場合は「重要」のマークをつける
• 相手をあまり絞らず、関係のありそうなメンバー全てにtoまたはccを活用して広く伝える

どれもありきたりかもしれませんが、意外とできていないものです。

よりよい連携を図れるチームであるために

情報共有とは、コミュニケーションのひとつでもある。

よりよい連携を図れるチームであるために、いかにコミュニケーションを円滑にしていくか？
そこを忘れないようにすれば、お互いに物事をより多く分かち合おうと意識が向きます。

人の心理としても、相手から与えられることが多いと自分も与えようという気持ちになるもの。

真っ先に行動することもまた、管理職の役割です。

失敗して気づいたことで、その後「ねーさんからのメールは注意深く読むようにしています」と部下さんから言ってもらったときは嬉しくなりました。

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