4月と10月に起こりやすい、仕事のプロセス変化 晒されたときの仕切り直し法

こんにちは。女性管理職16年の いくみ(@nesan_blogger)です。

仕事をしていくなかで、業務毎に様々なプロセスがあって、決めたプロセスに沿って担当者皆が遂行していくことで円滑に進めていくことができます。

ところが、時として変化に晒されることもありがち。

とくに4月と10月は会社勤務にとっては節目の時で、仕事のプロセス変化が起こりやすいもの。
どう仕切り直していくと良いのか？

私の経験をご紹介します。

4月と10月は変化が起きやすい時期

プロセスの変化というのがしょっちゅう起こっていては困りますが、とくに「4月」「10月」は年度や期の区切りで、変化が起きやすいとき。

我が勤務先は「サービス業」のため、クライアントさんの変化に柔軟に対応することが求められる。

これらの時期には、クライアントさんの組織再編や人事異動や、加えて実施業務に関わる法規制なども様々な「仕切り直し」が必要になるものです。

「仕切り直し」にどう対応すればよいか？

それまでに安定して流していた業務フローを変えることに、管理者の私自身はもちろんのこと、チームメンバー達も動揺を隠せません。

とはいえ、求められることに応えるのも仕事を請け負う私たちの使命。

ただ単に「こう変わったから、こうやってね」って言われたところで、メンバーさんたちだって「はい解りました」って素直に返事できないし、私がメンバーの立場だったら「なぜそうなのだろう？」って根拠を知りたくなります。

そこで、ポイントとなることを3つ挙げます。

「仕切り直し」を部下さんに実際に伝えて行動してもらった事例

実際にこの「仕切り直し」を部下さんに伝えての出来事について。

私が現在担当しているプロジェクトは様々なメンバーが関わっていて、それぞれのメンバーを取りまとめてくれているリーダーがいて、私はリーダーを通して業務指示をおこなっています。

変わった法規制に基づいての、クライアントさんからの要望事項を踏まえて「この手順はこう変更してね」とリーダーに事前に伝えていたつもりが、実際には上手く切り替えができずにいました。

リーダーはとても忙しい。

タイムリーにキャッチアップできていなかったとしても、それを決して責めずにあらためて「ここが根拠でこう変わったらから、これからお願いしますね」って説明します。

すると。

「すみません、追いついていませんでした。今後見直しに努めます」と返事をくれました。

状況を理解してもらうのに、上司は投げっぱなしではなくて、繰り返しのフォローも大切。

その後は、リーダーがメンバーみんなに周知を図ってくれて、次からはこうしようと声をかけてくれます。

きっと、新たな手順にみんなで力を合わせて。期待どおりに成果を発揮してくれるに違いありません。

変化に対処してくれることを労う

そうして、プロジェクト全員が立ち向かって、訪れる幾多の山を切り崩していって。
仕事って、変化〜安定〜変化〜安定〜変化…の繰り返しでもあります。

変化に対処するって一口に言っても、実際にはなかなかの苦労とチャレンジと勇気の賜物。

「みんな、ありがとう」って労うことも忘れないようにしたいものです。