長期休暇を取る側と引き継ぐ側 お互いに気遣い工夫すると良い3つのポイント

こんにちは。女性管理職16年の いくみ(@nesan_blogger)です。

会社勤務をしていて年に何回か訪れる長期休暇のタイミング。
社内や取引先の関係者がほぼ皆、休暇中となるゴールデンウイークや年末年始と違って、夏季休暇は交替で休むことが多いもの。

休暇を取る側と引き継ぐ側、お互いに気遣い工夫すると良いことについて。

それぞれ3つのポイントで解説します。

休暇を取る側の気遣いと工夫

まずは「休暇を取る側」3つのポイント。

さらに詳しくお伝えします。

周囲に早目に予定を伝えておく、休暇明けの朝に挨拶を忘れない

ポイントの1.2.は、かなり当たり前のこととはなりますが、周囲に自分の予定を早目に伝えておき、休暇明けの朝にはお礼の挨拶を忘れない。

リフレッシュすることはとても大切ですが、仕事は常に動いていて誰かが代わりに担ってくれるからこそ、しっかり休むことができる。

休暇は当然の権利だとしても、そこに感謝があってこそ、お互いに気持ちよく分かち合えるものです。

担当業務は日頃から整理をしておくと、間際で慌てずに済む

3.の点は、自分がなかなかできていない反省点も込めてです。

業務とはそもそも手順化されていて「誰でも同じように実施する」ことが前提となってはいるものの、メイン担当を続けていると知らずうちに自己流が加わってしまいがち。

ある程度やりやすいように応用していくのは問題ないですが、いざ引き継ごうとすると、その「応用」の部分が相手に伝わりづらい。

引き継ぐ時点の間際でバタバタするのはお互いにストレスなので、日頃から整理を心がけておくとよいです。

例えば、マイルールにしていることはメモ帳機能などに書き留めておく、電子ファイルはフォルダに項目毎にまとめておく、自分のPCローカル上のみに資料を置かない、解らないことがあった場合は誰に聞くとよいかをリスト化しておく…など。

シンプルな点ばかりですが、意外にできていないこともある。

物事や情報は自分だけで溜め込まず＂風通しをよくしておく＂ことが大切です。

休暇者の業務を引き継ぐ側の気遣いと工夫

次に「休暇者の業務を引き継ぐ側」3つのポイント。

さらに詳しくお伝えします。

引き継ぎ事項で不明な点は事前に確認、依頼されたことはやり終えておく

引き継ぎを受けた事項で不明の点は、相手が休暇に入る前に確認しておき、依頼されたこと、つまり相手が日頃対応している業務については、やり終えておく。

もちろん、自分の業務との兼ね合いもあるので「時間的に可能な限り」ですが、キリのよいところまで仕上げておくと、スムーズに返すことができます。

相手が休んでいることで、負担がかかってしまうと思わない

相手の分もこなさなければならない、ただでさえ忙しいのに…などと、ついイラッとしてしまうかもしれません。

普段より立て込んでしまったりトラブルが起こったり、そんなこともあるでしょう。

しかし、仕事とはお互いさま。自分が休んだときだって同じなのです。

負担がかかってしまうと思わずに、いつもの毎日だからと捉えて。落ち着いて過ごすとよいです。

申し送り事項は、休暇者が出勤してきてから伝える

引き継ぎ終了後の申し送り事項でよくやってしまいがちなのが、休暇者の出勤前日にメールでまとめて伝えようとすること。

忘れないようにまとめておくことは必要ですが、休暇明け直後は溜まっていることを順番にチェックする場合も多いので、相手が出勤してから伝えるほうがタイムリーに確認してもらいやすい。

私はメールの下書きをしておいて、当日朝に「今から送るからよろしく」とひと声をかけて送信するようにしています。

最後にひとこと

休暇を取る側・引き継ぐ側のそれぞれの工夫点についてお伝えしてきました。

最も大切なのは「相手への思いやり」

この記事を書くきっかけになったのは、部下さんが夏休みを取るときに、引き継ぎをしっかりまとめてくれていたことです。

彼女のお休みの間はなかなか業務も立て込んでいましたが、ポイントにあらためて気づかせてもらって最後はスムーズに終えることができた。

部下さんに感謝です。