残タスクは翌日回しにしない その日中対処の3つのポイントと具体的な事例をご紹介

こんにちは。女性管理職16年の いくみ(@nesan_blogger)です。

仕事をしていると日々問題が発生して、なかなか片付かないことも多い。ところが「残タスク」を翌日回しにしようとすると、さらにトラブルに発展してしまうこともありがち。

「残タスク」はできる限りその日中に対処するのがベターだと、あらためて気づいた3つのポイント。

具体的な出来事とともに、ご紹介します。

「残タスク」をその日中に対処するのがベターな理由

まずは、その理由について。ポイントは以下の3つです。

さらに詳しくお伝えします。

「残タスク」をその日中に対処するのがベターだとあらためて気づいた出来事

心がけとしては「その日中に終えられることは完了する」ってやっていたとしても、つい、疎かになってしまうこともあります。

いつもいつも「残タスク」に追われていることではないので、事象が起きたときにあらためて気づかされるものです。

具体的に私がそうした事象に遭遇した出来事。

あるクライアントさんからの問い合わせに部下さんが対応してくれて、そこで一次解決ができなかったため、私にエスカレーションしてくれました。
ところが、内容については関係各所に問い合わせをしないと判断できないこと。

その「問い合わせ」をおこなっているうちに、業務終了時間が過ぎてしまい、部下さんは退勤。

ようやく確認を終えて回答ができるようになったときに、まず私の頭をよぎったのは「明日、部下さん本人からレスしてもらおう」

それは当事者である部下さんに「クロージングしたという完了感」を持ってもらいたいと思ったことからです。

一方、クライアントさんの側になって考えてみたら、一刻も早くその回答を知りたいはずで、それが業務時間外だったとしても、きっと連絡を待っているに違いない。

とくにその内容が、クライアントさんが望まれるものとは異なっていただけに、ここはすぐに対処すべきと私から返答をしました。

すると。

「そっかー。残念だけれど仕方ないね。また次の展開になったら連絡お願いします」と、さほどお叱りを受けずに済みました。

タスクの相手にとって（とくにクライアントさんの場合）時間が経てば経つほどクレームに転じやすい

この出来事を通じて。あらためて3つのポイントについて解説します。

クライアントさんは要望している点があって、それを叶えてもらいたい（きっとそうしてくれるはず）と思っている。

しかし、残念ながら決められた手順外なのでお断りしなければならない。

その日中に返答すれば「まぁ、仕方ないね」って思ってもらえるとしても、これがさらに1日経ってしまったら、「なんで対応してくれないの？」とクレームに転じやすい。

自分が逆の立場になって考えてみると、待たされた挙句ゼロ回答かよ。ってイラつくものです。

もし、パーフェクトに答えられない状況があったとしても、まずは当日に状況報告をおこなう。

時間経過が長すぎることによってのストレスを、相手に生じさせずに済みます。

翌日回しにしてしまうと、一晩中モヤモヤをずっと抱えっぱなしで精神衛生上もよろしくない

一方、自分たちの心情としても「翌日回し」にしてしまうと、一晩中モヤモヤをずっと抱えっぱなし。

「宵越しのストレスは持たない」とはよく言われるものですが、残タスクの大小に関わらず、精神衛生上も持ち越すことはよろしくありません。

翌日にあらためて取り組む際のモチベーション立て直しが大変

加えて、翌日になってあらためてそのことに取り組もうとすると。

前日に対処していたモチベーションが一旦途切れるので、あらたて立て直しをしなければならず、なかなかに大変です。

前段落で書いた通り、何事もパーフェクトにすぐ解決できることばかりじゃないのだから、一旦その当日に区切りをつけておけば、翌日はその続きから始めればよい。

何もせずにそのまま放ったらかしてしまったら、最初からやり直さなければならないパワーが必要になってしまいます。

最後にひとこと

上司は部下さんの業務遂行を見守るのが勤めでもありますが、ときには「残タスク」を引き継いで当日中に自分で完了しておけばよい。

部下さん自身だって、気にかけながら退勤していったに違いないから。

チームワークとは、上司部下関係なしに一つ一つを仕上げていくことが大切なのだと思っています。