いくみ@女性管理職＆ブロガー（ねーさん） こんにちは。女性管理職15年の いくみ(@nesan_blogger)です。
仕事をしていると、自分が得意なタイプ・苦手なタイプ…色々な方々とのコミュニケーションが必要になるもの。
とくにお相手がクライアントさんの場合は「苦手だなぁ」と感じてしまっても、上手くお付き合いをしていかねばなりません。
そんなときに私が心がけている「お付き合い方」をご紹介します。
徹底的にコミュニケーションして、相手が何を重視しているのかを見つける
まずは結論から。
苦手なタイプだと、つい腰が引けてしまい対話するのも億劫になってしまいがちです。しかし、ここで逃げに入ってしまうと、ずーっとその溝が埋まらずに結果、何かとミスを誘発してしまいかねません。
解決するためには「苦手なんだよなーー」という気持ちをとりあえず横に置いておき、徹底的にコミュニケーションしてみる。
苦手って感じてしまうのは「なんでこんなことを重視するんだろう？」と、考え方のポイントが自分とはズレていることも原因の一つ。
手順書や関連法規など、絶対外してはいけない点はお互いに必ず遵守しますが、捉え方や考え方は＂周辺事項＂でもあって、それぞれの個性に左右されます。
「相手が何を重視しているか」はコミュニケーションを進めていかないと見つけられなくて、それが自分の中で「なるほどー」と腹落ちできれば、なんとか合わせられるようになれる。
とくに昨今はリアルに対話することより、メールやりとりが多いから、とにかく魂込めて文章を書くことにも努めます。
クライアントさんの重視ポイントが見つかった事例
具体的に「重視ポイント」が見つかった事例について。
ある業務の日次報告をおこなうにあたって、指定されたフォーマットに項目や数値を入力してメールに添付するという手順がありました。
ところが、基本「手入力」となるゆえ、細かなミスがどうしても発生してしまいます。
するとクライアント担当者の方から、その都度修正依頼がくる。
詳細は割愛させていただきますが、
え？そこ？ってな点も多し。
毎日のように飛んでくる指摘メール、開封するのもうんざり。恐怖心すら覚えてしまいました。
しかし、勇気を振り絞って事情を聞いてみます。
「この報告を元に、私たち組織内のトップマネジメントに共有させてもらっていて、より正確さを求められているのです。なので、細かな点もできる限り精緻に作成していただけるととても助かるのです」
そうか。
この担当者さんの「重箱の隅をつつくかの如くの指摘」は、上層の方々にご報告するために重要なポイントだったんですね。
「相手の心配をなるべく増やさず」に応える
対話を重ねていくうちに、さらにあらためて気づいたことがあります。
それは、ご本人さんがとても「心配性」な方である、ということ。
何度かのやり取りの際、依頼された点について「承知しました」と返答したところ、あらためて連絡がきます。
「あ、ちなみに、以前お伝えしたことはその通りで、今回新たにお伝えしたことは『さらにその上で』という意味です」
そんなこと、わかってますってばー。
けれど、それをリマインドせずにはいられない、心配性なんだなぁ。
そしたら「このひとの心配をなるべく増やさず、お応えできるようにしよう」
＂思いやりの心＂が芽生えてきました。
苦手意識がやがて薄らいで、スイッチが切り替わる
そんなこんなしているうちに、苦手意識がやがて薄らいできます。
自分たちの立場、クライアントさんの立場、そして、お互いの気質。
所詮他人どおしで上手く擦り合わないこともたくさんあるのだけれど、上手くコミュニケーション取れればそれに越したことはありません。
何かと言われっぱなしの状況から、そのうち「こうしたほうがいいですよ」って意見できるようになると、不思議と相手も「それ、いいですね」って共感してくれるようになる。
上手くできるようになってきたかな…って、スイッチが切り替わったように実感できます。
最後にひとこと
とはいえ。
苦手なことに立ち向かうのには、とてもエネルギーが要るし、ストレスにもなる。
頑張っている自分を褒めることも、忘れないようにするとよいです。
