いくみ@女性管理職＆ブロガー（ねーさん） 社内イベントを主催することになりました。全員参加型の年一回行事です。
対外行事よりも肩の力を抜いて取り組めるものの、気を緩めすぎてしまうとうまくいきません。
どんなことに気を付けてみたか。ご紹介します。
「参加者の時間を借りる」という感覚を大切に
まず、一番大切なのが、「参加者の時間を借りる」という感覚です。
普段の業務を抜けて時間を充ててもらうのだから「参加してよかった」「よい時間が過ごせた」と受け止めてもらわないことには、単なる形式的な会になりかねず、それでは意味がありません。
事前準備の際からこの感覚を念頭に置いて、アジェンダの内容やその後の懇親会のメニューなどを詰めます。
ディスカッションのテーマは、参加者からあらかじめリクエストを募る
会社の現況や今後の方針については、まずは管理者から説明をしますが、一方的に話を聞くだけの会にはしたくない。
説明に割く時間は必要最小限にして、グループワークやディスカッションなどを取り入れます。
何のテーマで話し合いをするか？ということも、トップダウンで決めるのではなく、あらかじめ参加者からリクエストを募って決めます。ファシリテーターもメンバーの中から選出しました。
その結果「業務の基礎知識のおさらいと、これからAIが進展していっても、私達の業務にどんな意義があるのか？」というテーマが決まりました。
懇親会の様子にも気を配る
会議の後は懇親会。どちらかというとこっちがメインかもしれません（笑）
日頃あまり交流することのない他チームのメンバーや在宅メンバーともみんなでワイワイやってもらいたい。
ともすると、いつものチームどおしで固まってしまいがちなので、分散してもらうように促したり、
ちょっと話が盛り上がっていなさそうだと思ったら、自分が割って入ったり。
ちなみに、ケータリングメニューにも工夫をしました。
ひとつの業者にまとめて頼むのが楽ですが、ありきたりのメニューではつまらない。
ケータリングに詳しいメンバーがいたので、教えてもらって、いくつかの業者に分散して頼みました。
そのほうが、経費も抑えられるのです。
ちなみに、今回利用したのは、コチラです。
bento.meijiza.co.jp / 盛込料理
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和洋の惣菜やお寿司、サンドウイッチ、スウィーツに至るまで盛りだくさん。飲み物込みで費用も一人当たり3,000円強で済みました。
主催者というより、コーディネーターに徹する
会社の行事だからと、一見さほど気配りをしなくても済むように思いますが、とにかく全員の貴重な時間を預かって、有意義なものにしなければならないのは、社外も社内も同じ。
主催者というよりはコーディネーターに徹する。
ミーティングであっても懇親会であっても「おもてなし」の心をもって黒子に徹するのがよい。
すると、「仕方なく参加する会」ではなく「自分たちで盛り上がれた会」という結果を持って帰ってもらえるものです。
今日の一言
おかげさまで、つつがなくイベントを終えることができました。
なにより、席のあちらこちらから、弾けるようなみんなの笑い声が聞こえてきて嬉しい。
ほっと胸をなでおろしています。
