社内イベントの主催 どんなことに気を付ければよいか?私が取り組んだこと

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社内イベントを主催することになりました。全員参加型の年一回行事です。
対外行事よりも肩の力を抜いて取り組めるものの、気を緩めすぎてしまうとうまくいきません。

どんなことに気を付けてみたか。ご紹介します。

「参加者の時間を借りる」という感覚を大切に

まず、一番大切なのが、「参加者の時間を借りる」という感覚です。

普段の業務を抜けて時間を充ててもらうのだから「参加してよかった」「よい時間が過ごせた」と受け止めてもらわないことには、単なる形式的な会になりかねず、それでは意味がありません。

事前準備の際からこの感覚を念頭に置いて、アジェンダの内容やその後の懇親会のメニューなどを詰めます。

ディスカッションのテーマは、参加者からあらかじめリクエストを募る

会社の現況や今後の方針については、まずは管理者から説明をしますが、一方的に話を聞くだけの会にはしたくない。
説明に割く時間は必要最小限にして、グループワークやディスカッションなどを取り入れます。

何のテーマで話し合いをするか?ということも、トップダウンで決めるのではなく、あらかじめ参加者からリクエストを募って決めます。ファシリテーターもメンバーの中から選出しました。

その結果「業務の基礎知識のおさらいと、これからAIが進展していっても、私達の業務にどんな意義があるのか?」というテーマが決まりました。

懇親会の様子にも気を配る

会議の後は懇親会。どちらかというとこっちがメインかもしれません(笑)

日頃あまり交流することのない他チームのメンバーや在宅メンバーともみんなでワイワイやってもらいたい。

ともすると、いつものチームどおしで固まってしまいがちなので、分散してもらうように促したり、
ちょっと話が盛り上がっていなさそうだと思ったら、自分が割って入ったり。

ちなみに、ケータリングメニューにも工夫をしました。
ひとつの業者にまとめて頼むのが楽ですが、ありきたりのメニューではつまらない。

ケータリングに詳しいメンバーがいたので、教えてもらって、いくつかの業者に分散して頼みました。
そのほうが、経費も抑えられるのです。

ちなみに、今回利用したのは、コチラです。

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和洋の惣菜やお寿司、サンドウイッチ、スウィーツに至るまで盛りだくさん。飲み物込みで費用も一人当たり3,000円強で済みました。

主催者というより、コーディネーターに徹する

会社の行事だからと、一見さほど気配りをしなくても済むように思いますが、とにかく全員の貴重な時間を預かって、有意義なものにしなければならないのは、社外も社内も同じ。

主催者というよりはコーディネーターに徹する。
ミーティングであっても懇親会であっても「おもてなし」の心をもって黒子に徹するのがよい。

すると、「仕方なく参加する会」ではなく「自分たちで盛り上がれた会」という結果を持って帰ってもらえるものです。

今日の一言

おかげさまで、つつがなくイベントを終えることができました。

なにより、席のあちらこちらから、弾けるようなみんなの笑い声が聞こえてきて嬉しい。

ほっと胸をなでおろしています。

一部上場企業にて女性管理職15年の私が、あなたの悩み解決をお手伝いします。すでに女性管理職で活躍されている方、これから目指したいと思っている方、女性管理職とともにお仕事をされている男性の方、企業の育成担当者の方、どうぞお気軽にお問い合わせください。

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この記事を書いた人

ねーさん

ねーさん

女性管理職/100年ライフブロガー

30年以上会社勤務と子育てをしながら、40歳で正社員復活し、現在は一部上場企業で管理職となって15年。定年を間近に控えてこのままで良いのかと悩み、様々な学びと、出会った師匠たちに救われる。この経験により「今後の100年ライフを楽しく過ごし、同じような人を一人でも増やしたい」というビジョンのもとブログで情報発信中。

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