「箱」は開けたら、閉じねばならぬ　クライアントさんとの対話であらためて気付いた【女性管理職の仕事日記2019.9.19】

ここのところクライアントさんとの対話が続いていました。
業務上の不具合があって、その対処方法について報告と相談が必要になったからです。

相談事というのは「箱」のようなもの。

まず「第一報」をして「箱」を開ける。
そして、完了したら必ず「箱」を閉じる。

対処している間は一生懸命取り組みますが、ことが収まって「やれやれ」となってしまうと、
つい、最後の「閉じる」を忘れてしまいがち。

今回はそんなお話です。

なにはさておき「第一報」

不具合が発生した際は、その検証をしたり解決策を模索したり…対応には時間と手間がかかるもの。
しかし、とにかく「第一報」

クライアントさんへ、しばらくご不便をおかけしてしまうかもしれない。
詳しいことは判明していないけれど、まずは起こった事象について報告をします。

こうして「箱」が開く。

「状況がはっきりしてから相談してきてください」と言われることはまず、ありません。
むしろ、遅くなるほど「なぜ直ぐに報告が無かったのですか？」とお叱りを受けます。

今回も「分かりました。回復したら、また教えてください」と返事をもらいました。

対応に追われると、大切なことを忘れそうになる

その後、関係各所との調整や対応に追われてしまう。
時間が長引けば長引くほど、だんだんメンタリティも疲れてきてしまいます。

途中何度か「この件は対応可能ですか？」などとクライアントさんからの問い合わせがある都度、
「この形ならば対応可能です」「これは回復後にさせてください」
お答えするのにも精一杯。

なんとかかんとか回復にこぎつけたときは、つい、安堵してしまい、最後に大切なことを忘れそうになります。

箱はまだ＂開いたまま＂なのです。これを閉めなければなりません。

「完了の報告に返事」で初めて箱を閉じることができる

完了の報告。
「やっと回復の運びとなりました。ご心配、ご迷惑をおかけして申し訳ございません。再発防止にメンバー一丸となって取り組む所存です。」

自分達が100パーセント悪くなくとも、トラブルというのは発生することもある。
でも、平時と異なることが起きてしまったら。
お詫びして、対処に尽くすことが、仕事を受けている側の務めだと思います。

幸いにもすぐ返事がきた。
「報告ありがとうございます。大きく不便なことが起きていなかったので、大丈夫ですよ。回復とのことにて、安心しました。」

心配をかけてしまっていたことにあらためて反省、これでようやく「箱を閉じる」ことができました。

今日の一言

ちょっと気が緩んでしまうと、つい「開けっ放し」になっちゃうことって、ありがち。

何事も「閉じる」ことが大切なのだと、クライアントさんからあらためて教えてもらった出来事です。