業務が回らなくなってきたとき 「あらたな風」を入れることで、解決につながることもある【女性管理職の仕事日記2019.7.16】

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職場の某チーム。業務過多がどうにも回らなくなってきて、メンバーも疲弊しきっています。
リーダーとの対話を重ねますが、当の本人も業務に追われ、策を講じる余裕もない。

そこで、別チームのリーダーに助っ人をお願いすることにしました。
第三者の手や目、つまり「あらたな風」が必要…そんなふうに痛感したからです。

今回は、この出来事を通じて思ったことについて書きます。

知らないからこそ気づける

このリーダー氏、別のチームを担当しているので、業務そのものについては、ほとんど知見をもっていません。

しかし、物事を分析して改善策を打つのが得意。
また、知らないからこそ気づけることもある

まっさらな目で見てもらうと、アイディアが出てきます。

  • 業務の工程を一から洗い出して分解する
  • 単純作業で他の誰でもが対応できる事項については、手が空いているチームで巻き取る
  • 従来使用していた報告書用のシステムが複雑なため、最近導入した新システムにこれを取り込む

…これらを実施するためには、何をどうすればよいか?施策を進めます。

いつか「棚卸し」をしようと思っていても、なかなかできなかった

この業務は、10年近く継続をしている長期プロジェクト。手順もどこか硬直化していました。

どこかのタイミングで折々「棚卸し」をすればよかったのでしょうが、慣れたやり方を変えるのはそれはそれで大変。
クライアントさんから請け負っているので、見直すには協議も必要だし、一部、契約内容を書き換えることにもなる。

結果、旧来のままずっと進んできてしまった。
発足当時は、現在のIT進展状況とは比べものにならないくらい、アナログな点も多々あり。

一方、遂行しているメンバーの納得がないと、方法の刷新も上手くいきません。
"コンサル役"のリーダー氏も、切り込むのに奮闘中。

管理者の私ができることは、それを後押ししたり、必要に応じてクライアントさんや社内のヘッドとネゴッたり…少ししかありませんが、とにかく支えていこう!と日々見守ります。

新たな目標に向かって

すると、チームの雰囲気も少しずつ変わってくる。

効率化して楽になれば、残業もせずに済む。どうしたらそうできるのか?
リーダーと助っ人"コンサル"とメンバーと。だんだんと「新たな目標に向かって進んでゆこう」全員一丸となりつつあります。

まだまだ再生第一歩を踏み出したばかりだけれど。

きっと、新しい何かが出来上がっていって、今の課題が解決できそうだと手ごたえを感じています。

今日の一言

時には新しい風を吹き込む。既存のやり方にこだわらず、まっさらに捉えなおしてみる。
第三者の目と手。行き詰ったときには、思い切って頼ってみるのも一考。

もちろん、それをササッと実現できるよう、組織をつねに柔軟にしておくことも大切です。

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投稿者プロフィール

ねーさん(ikumi3)
ねーさん(ikumi3)
会社管理職/100年ライフブロガー

30年以上会社勤務と子育てをしながら、40歳で正社員復活し現在は管理職。このままで良いのかと悩み、様々な学びと出会った師匠たちに救われる。この経験により「今後の100年ライフを楽しく過ごし、同じような人を一人でも増やしたい」というビジョンを持つ。

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