「業務という生き物」 効率化に取り組むものの、なかなか一朝一夕にはいかない【女性管理職の仕事日記2019.6.26】

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我が職場のチーム。それぞれにプロジェクトを推進していますが、ときには業務負荷が膨らんでしまい、なかなか効率化ができないこともあります。

業務手順の複雑さやら、クライアントさんからの度重なるリクエストやら。

業務は生きているから…なかなか悩ましいことも多いです。
今回は、そのことについて書きます。

思いつく策を講じる

必要な策は何だろう?
リーダーと協議しながら、思いつく策を実施します。

アサインメンバーの増員、手順の簡略化…etc.

しかし、業務状況は常に変化にさらされるので、想定外のことが起こって追いつかないこともしばしば。
人間と同じで、業務も生き物。そんなふうに痛感します。

電子化できることは費用をかけてでも取り組みますが、新しいシステムというのは、導入当初は何かとトラブルに見舞われがち。
これを抜けたら安定稼動できるはずなのだけれど、それまでのメンテナンスがなかなかにハードです。

コミュニケーションを密にする

そうした状況が続くと、メンバーそれぞれのメンタリティも疲弊してきてしまう。

できる限りコミュニケーションを密にして、いつもより注意深く連携を図っていきます。

なのだけれど、問題が次々に発生する。

「とにかく業務の質を常に保たねば」
と高い志をもってくれているみんながありがたい。

でも、時には志をちょっとばかり緩めてもいいんだよ。と声をかけてみます。

では、私ができることは?

とうとう、あるメンバーに業務が集中してしまいSOSがきました。

他のメンバーも決して手が空いている訳ではないのだけれど、とにかく数日は他メンバーに振り分けるしかない。

「ごめんねー。今週はいつもより15分早く出社して、日々の立ち上げ対応を彼女に代わって牽引してくれませんか?」と頼んでみます。

「分かりました」と返事をしてくれたその表情にも、苦渋がみなぎっている。申し訳ないなー。

私自身は全体の管理者ではあるものの、業務実施者としてはほぼ戦力にならず…情けないのですが、たちまち私ができることと言えば。

自分も15分早く出社する。そして、様子を見守る。
相談事が発生したら、直ぐに対応できるようにしておく。

みんなが協力しあってくれているのに、自分だけのうのうとしているワケにはいきません。

今日の一言

「業務は生きている」から。
機械的に捌けることばかりではない。

そこに人の手があって、人の智があって。成り立つものなんだよね。

効率化といっても、一朝一夕にいかないことも多い。
だからこそ、お互いに寄り添って力を合わせて、困難を乗り切ってゆこう。

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この記事を書いた人

ねーさん

ねーさん

女性管理職/100年ライフブロガー

30年以上会社勤務と子育てをしながら、40歳で正社員復活し、現在は一部上場企業で管理職。定年を間近に控えてこのままで良いのかと悩み、様々な学びと、出会った師匠たちに救われる。この経験により「今後の100年ライフを楽しく過ごし、同じような人を一人でも増やしたい」というビジョンのもとブログで情報発信中。

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