【海外クライアントさんとの重要会議】事前の準備は周到に、当日は平常心でのぞむ 私が取り組んだポイントをお伝えします

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海外クライアントさん主催の1日がかりのミーティング。しかも、かなり重要な会議です。
ワタシの仕事人生の中でも滅多にない機会で少々緊張しましたが、おかげさまで無事完了ができました。

事前にどんなことに気を付けて、当日はどう臨んだらよいか?

ポイントは「周到な準備」と「平常心でいつもどおりに」の2つです。

アジェンダの入手と言語環境の確認

まずは事前の情報収集。
これは何も、海外クライアントさんとの重要会議に限らず、どんな対外的な会議にも言えることです。

アジェンダ(議案)を入手し、それを元に必要な資料を揃えてシミュレーションをおこなう。
今回は英語でのコミュニケーションがメインですが、概略資料以外は日本語でOKとのこと。
また、通訳さんが2名帯同頂ける予定で、当日も「いつもの日本語」で語ればよいといのこと。助かります。

ただ、通訳さんが出来るだけ訳しやすいようにするためにも、説明は冗長にならずに、短文で区切ることを心がけるべし。

通訳さんに余計なストレスをかけないことも、その場のコミュニケーションにおいて大切な点です。

そうした想定を踏まえて、繰り返しリハーサルをおこなって。本番へ向けてゆきます。

プレゼンのスライドや接続備品の完備

当日は、我が勤務先にご来社をされて、パワーポイントでのプレゼンメイン。

ファイルを所定フォルダに格納しておくのですが、かなりの量となるため、タイトルの先頭に「通し番号」をつけておくと、順番通りに並んでいてとっさの時も開きやすい。
また、ウェブサイトなどで補足する場合もあるので、関連URLもフォルダに保存しておきます。

クライアントさん・当社双方とも、プレゼンターが複数名に及ぶので、それぞれのPC接続をすぐに切り替えられるように、延長コードやケーブル、コネクタを整然と並べておき、まごつかないように備えることも肝要。

我が社会議室のプロジェクタはVGA接続のものが多い。当日、クライアントさんのPCがHDMIポートだったので、コネクタが無かったら…と思うと冷やっとしました。

また、やはり通訳さんが手元で素早くチェックできるようにと、主要なパワーポイント資料はプリントアウトをしておきます。

その他の準備

一方、終日会議となるので、ランチの準備が必要。
不可な食材は無いか?をやはり事前確認した上で、お弁当を発注します。

以前、同僚が海外からのご来客の際に、その方が「ビーガン」だったことが当日分かり、肉魚混みの仕出し弁当を用意してしまって失敗したことがある…という話も参考になりました。

今回は「特になし」とのことで、自分が社外セミナーで食べてとても美味しかったお店に「黒毛和牛ハンバーグの二段弁当」を頼みました。

余談ですが、その味には結構自信があったのですが(笑)当日、残念ながら付け合わせの野菜がお口に合わなかったようで、肉とご飯以外は残されていました。

難しいなー。

また、日本茶とミネラルウオーターのペットボトルを用意しましたが、お茶はお好みに合わないようで、水のみ複数本飲まれていました。

管理者としての心の準備

メインファシリテーターのプロジェクトリーダーも相当に緊張している。直前までなんども1人で予行練習をしています。

管理者である私が緊張してしまったら、みんなも尚更それにつられてしまう。
とにかく平常心を保とう。

前日も、いつもと同じルーティーンをこなします。

「とにかく短文で区切るようにね」とリーダーにアドバイスをしつつも、普段どおりに過ごすことで、リラックスを心がけます。

当日も平常心で

さて。準備は整った。

当日は、ご足労いただいたことに感謝を忘れず"おもてなしの心"でクライアントさんをお迎えします。

まずは名刺交換。
通訳さんがいても「Nice to meet you. Welcome to our office.」くらいは、すっと口をついて出るように心がけて臨みます。

その後全員着席して会議がスタート。
冒頭コメントが私の受け持ちだったので、緊張もピークとはなりましたが、とにかくいつもどおりで平常心に徹する。

途中、アジェンダ通りに進まないハプニングもあり…そんなこともあるだろうと、予想はしていたので、みんなで協力し合って乗り切ることができました。

結果は

"いつもどおりに"と臨んだおかげで、7時間近くに及ぶ長丁場を無事終了。

クライアントさんがとってもフレンドリーな方々だったことも幸いして、場の雰囲気も和やかであったのもありがたい。
最後には「資料閲覧も素晴らしくスムーズで、ホスピタリティあふれるミーティングをありがとう」と謝辞もいただき、心底ホッとしました。

通訳さんの方々にも「良い会議でしたね」と言ってもらえたのも嬉しかった。

後日、メールやりとりがいくつか発生しましたが、その際にも「あなた逹の会社の皆さんに、心より感謝してます」とのメッセージも書いてあり、感銘しました。

今日の一言

重要会議であっても、お相手が国内の方だろうが海外の方だろが。
事前準備をしっかり、当日はいつもどおりに。

また、クライアントさんと通訳さんたちにも真心をもって接する。

このことを忘れずにいれば、何事も上手くいくものです。

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この記事を書いた人

ねーさん

ねーさん

女性管理職/100年ライフブロガー

30年以上会社勤務と子育てをしながら、40歳で正社員復活し、現在は一部上場企業で管理職。定年を間近に控えてこのままで良いのかと悩み、様々な学びと、出会った師匠たちに救われる。この経験により「今後の100年ライフを楽しく過ごし、同じような人を一人でも増やしたい」というビジョンのもとブログで情報発信中。

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