いくみ@女性管理職＆ブロガー（ねーさん） 海外クライアントさん主催の1日がかりのミーティング。しかも、かなり重要な会議です。
ワタシの仕事人生の中でも滅多にない機会で少々緊張しましたが、おかげさまで無事完了ができました。
事前にどんなことに気を付けて、当日はどう臨んだらよいか？
ポイントは「周到な準備」と「平常心でいつもどおりに」の２つです。
アジェンダの入手と言語環境の確認
まずは事前の情報収集。
これは何も、海外クライアントさんとの重要会議に限らず、どんな対外的な会議にも言えることです。
アジェンダ（議案）を入手し、それを元に必要な資料を揃えてシミュレーションをおこなう。
今回は英語でのコミュニケーションがメインですが、概略資料以外は日本語でOKとのこと。
また、通訳さんが2名帯同頂ける予定で、当日も「いつもの日本語」で語ればよいといのこと。助かります。
ただ、通訳さんが出来るだけ訳しやすいようにするためにも、説明は冗長にならずに、短文で区切ることを心がけるべし。
通訳さんに余計なストレスをかけないことも、その場のコミュニケーションにおいて大切な点です。
そうした想定を踏まえて、繰り返しリハーサルをおこなって。本番へ向けてゆきます。
プレゼンのスライドや接続備品の完備
当日は、我が勤務先にご来社をされて、パワーポイントでのプレゼンメイン。
ファイルを所定フォルダに格納しておくのですが、かなりの量となるため、タイトルの先頭に「通し番号」をつけておくと、順番通りに並んでいてとっさの時も開きやすい。
また、ウェブサイトなどで補足する場合もあるので、関連URLもフォルダに保存しておきます。
クライアントさん・当社双方とも、プレゼンターが複数名に及ぶので、それぞれのPC接続をすぐに切り替えられるように、延長コードやケーブル、コネクタを整然と並べておき、まごつかないように備えることも肝要。
我が社会議室のプロジェクタはVGA接続のものが多い。当日、クライアントさんのPCがHDMIポートだったので、コネクタが無かったら…と思うと冷やっとしました。
また、やはり通訳さんが手元で素早くチェックできるようにと、主要なパワーポイント資料はプリントアウトをしておきます。
その他の準備
一方、終日会議となるので、ランチの準備が必要。
不可な食材は無いか？をやはり事前確認した上で、お弁当を発注します。
以前、同僚が海外からのご来客の際に、その方が「ビーガン」だったことが当日分かり、肉魚混みの仕出し弁当を用意してしまって失敗したことがある…という話も参考になりました。
今回は「特になし」とのことで、自分が社外セミナーで食べてとても美味しかったお店に「黒毛和牛ハンバーグの二段弁当」を頼みました。
余談ですが、その味には結構自信があったのですが（笑）当日、残念ながら付け合わせの野菜がお口に合わなかったようで、肉とご飯以外は残されていました。
難しいなー。
また、日本茶とミネラルウオーターのペットボトルを用意しましたが、お茶はお好みに合わないようで、水のみ複数本飲まれていました。
管理者としての心の準備
メインファシリテーターのプロジェクトリーダーも相当に緊張している。直前までなんども1人で予行練習をしています。
管理者である私が緊張してしまったら、みんなも尚更それにつられてしまう。
とにかく平常心を保とう。
前日も、いつもと同じルーティーンをこなします。
「とにかく短文で区切るようにね」とリーダーにアドバイスをしつつも、普段どおりに過ごすことで、リラックスを心がけます。
当日も平常心で
さて。準備は整った。
当日は、ご足労いただいたことに感謝を忘れず＂おもてなしの心＂でクライアントさんをお迎えします。
まずは名刺交換。
通訳さんがいても「Nice to meet you. Welcome to our office.」くらいは、すっと口をついて出るように心がけて臨みます。
その後全員着席して会議がスタート。
冒頭コメントが私の受け持ちだったので、緊張もピークとはなりましたが、とにかくいつもどおりで平常心に徹する。
途中、アジェンダ通りに進まないハプニングもあり…そんなこともあるだろうと、予想はしていたので、みんなで協力し合って乗り切ることができました。
結果は
＂いつもどおりに＂と臨んだおかげで、7時間近くに及ぶ長丁場を無事終了。
クライアントさんがとってもフレンドリーな方々だったことも幸いして、場の雰囲気も和やかであったのもありがたい。
最後には「資料閲覧も素晴らしくスムーズで、ホスピタリティあふれるミーティングをありがとう」と謝辞もいただき、心底ホッとしました。
通訳さんの方々にも「良い会議でしたね」と言ってもらえたのも嬉しかった。
後日、メールやりとりがいくつか発生しましたが、その際にも「あなた逹の会社の皆さんに、心より感謝してます」とのメッセージも書いてあり、感銘しました。
今日の一言
重要会議であっても、お相手が国内の方だろうが海外の方だろが。
事前準備をしっかり、当日はいつもどおりに。
また、クライアントさんと通訳さんたちにも真心をもって接する。
このことを忘れずにいれば、何事も上手くいくものです。
