ファイルのバラバラ管理は時間の無駄 探している時間が1日5分でも、年間で20時間

業務で使う各種電子ファイル。どれも共有化が必要。
どこの会社でも、その管理方法に工夫をされていると思います。

しかし、ワタシの勤務部署は、代々担当者の入れ替わりが多かったり、途中で何度もシステム変更があったり‥という歴史ゆえか、まだまだ"個別にバラバラ管理"が多い。

さて、どうしたものやら。

捜索するのが大変

過去に使用したプレゼン資料や年度報告書。
いざ見たいと思っても見つからず。
一部がPCローカルにのみ保存されていたり、メール添付したあと元ファイルを消してしまっていたり。

いちいち担当していた人に訊ねなければならず、とってもストレスフルです。

習慣を変えようと試みる

できる限り共有フォルダへの格納を奨めて、自分も率先して実施して。
統一ルールを決めたり、アレコレ試みてみるものの、ともすると元に戻っちゃう。

習慣というのは、なかなか一朝一夕には変えられないもんだ。

「なぜ、そうするのが良いのか?」
よっぽどの根拠が見えないと、人って動かない。

根拠を考えてみる

「個々でバラバラ管理だとさー。万が一その担当者が突然居なくなったりしたら、困りやしませんかー?」
この理由じゃ、響かないかなぁ‥。

ある本で教えてもらったことを思い出した。
「捜索している時間が仮に1日5分だとしても。稼働日250日で年間にすると、1,200分=20時間以上。勿体無いと思いませんかー?」
コレで、再度伝えてみよう。

今日の一言

時間の無駄を省く。
ある意味、永遠のテーマともいえます。

気付いたことから、少しずつコツコツと。

とにかくスッキリと仕事が進められるに越したことはないからね。

投稿者プロフィール

ねーさん(ikumi3)
ねーさん(ikumi3)
会社の管理職/100年ライフブロガー/色々学び人
30数年会社員まっしぐら、定年まであと数年…というところで、会社の組織改編や家族の不調に見舞われお先真っ暗に…。その後、さまざまな学びと素晴らしい師匠たちに出会うことで救われる。この経験により「今後の100年ライフを楽しく過ごし、同じような人を一人でも増やしたい」というビジョンをもつに至る。このブログではそんな私の思いや実践をお伝えすべく、2017年7月22日から640記事連続、毎日更新中。(2018年10月31日現在)→詳しいプロフィールはこちら