業務で使う各種電子ファイル。どれも共有化が必要。
どこの会社でも、その管理方法に工夫をされていると思います。

しかし、ワタシの勤務部署は、代々担当者の入れ替わりが多かったり、途中で何度もシステム変更があったり‥という歴史ゆえか、まだまだ＂個別にバラバラ管理＂が多い。

さて、どうしたものやら。

捜索するのが大変

過去に使用したプレゼン資料や年度報告書。
いざ見たいと思っても見つからず。
一部がPCローカルにのみ保存されていたり、メール添付したあと元ファイルを消してしまっていたり。

いちいち担当していた人に訊ねなければならず、とってもストレスフルです。

習慣を変えようと試みる

できる限り共有フォルダへの格納を奨めて、自分も率先して実施して。
統一ルールを決めたり、アレコレ試みてみるものの、ともすると元に戻っちゃう。

習慣というのは、なかなか一朝一夕には変えられないもんだ。

「なぜ、そうするのが良いのか？」
よっぽどの根拠が見えないと、人って動かない。

根拠を考えてみる

「個々でバラバラ管理だとさー。万が一その担当者が突然居なくなったりしたら、困りやしませんかー？」
この理由じゃ、響かないかなぁ‥。

ある本で教えてもらったことを思い出した。
「捜索している時間が仮に1日5分だとしても。稼働日250日で年間にすると、1,200分＝20時間以上。勿体無いと思いませんかー？」
コレで、再度伝えてみよう。

今日の一言

時間の無駄を省く。
ある意味、永遠のテーマともいえます。

気付いたことから、少しずつコツコツと。

とにかくスッキリと仕事が進められるに越したことはないからね。