いくみ@女性管理職＆ブロガー（ねーさん） こんにちは。女性管理職20年の いくみ(@nesan_blogger)です。
とある時。上司から「あの件どうなった？」とメールが届きました。
「えっ？あの件？上司が引き取ると言っていたはずなのに…」一瞬戸惑い、そしてちょっとムッとしてしまいました。あなたにも、こんな経験ありませんか？
そんな私の”悔し経験”を踏まえつつ、対処法について解説します。
上司との認識のズレに振り回されていませんか？
上司に任せたはずの案件が突然戻ってきた。「あの件どうなった？」と聞かれて戸惑う。そんな状況、決して珍しくありません。
特に困るのは、次のような場面です。
- 上司が「私が引き取るから」と言ったのに、後で「進捗は？」と尋ねられる
- 上司主導で他部署と協議していたのに、フィードバックがないと指摘される
- 「自分がやりたいように進めて」と言われたのに、後から「勝手に決めた」と批判される
このような認識のズレは、単なるコミュニケーション不足だけでなく、精神的な負担や業務の混乱を招き、最悪の場合、部署全体のパフォーマンス低下にもつながります。
そこで、こうした”上司とのコミュニケーションギャップ”を埋め、互いの認識を擦り合わせるための実践的な方法を考えてみました。
以下の3つです。
- ボールの所在を明確にし、責任の所在を混乱させない対応法
- 上司の矛盾した指示に振り回されない自己防衛術
- 同様の問題を未然に防ぐための体制づくり
「ボールの行方」が不明確になる原因
私自身、これまでの管理職経験の中で「ボールの行方」が不明確になるケースを数多く見てきました。時には上司として部下に対して同じミスを犯したこともあります。
こうした問題が発生する主な原因は
- 記録の不足：口頭のやり取りだけでは、後になって「言った・言わない」の水掛け論になりがち
- 責任の曖昧さ：誰が何をいつまでにするのかが明確に決まっていない
- コミュニケーションスタイルの違い：上司と部下で「当たり前」と思っていることが異なる
…といった点。これらの原因を理解し、適切に対処することで、ほとんどの「ボール行方不明問題」は解決できるのです。
上司とのコミュニケーションギャップを埋める5つのポイント
では、実際にギャップを埋めるには？ 5つのポイントでお伝えします。
会話の「見える化」を徹底する
上司との重要な会話は、必ずメールやチャットで記録に残しましょう。
「先ほどのお話の確認ですが、◇◇案件については一度お引き取りいただき、他部署との協議後にご連絡いただけるという認識で合っておりますでしょうか」
このように丁寧に確認することで、後から「言った・言わない」の議論を防げます。
「協力者」を確保しておく
重要な案件では、自分一人で対応するのではなく、同僚や他の上司など、協力者を一人確保しておきましょう。これにより、後から「勝手に決めた」と言われるリスクを減らせます。
「◯◯さんにも同席いただきながら進めさせていただきますね」
という一言が、あなたを守る盾になります。
定期的な進捗確認の場を設ける
週に一度でも、短時間で良いので、上司との進捗確認の場を設けましょう。その際、「誰が」「何を」「いつまでに」担当しているかを明確にします。
上司の言葉を「翻訳」する技術を身につける
例えば、「自分がやりたいと思うように進めたらいいじゃないですか」と上司から完全にボールを投げられた、と思える場合でも、必ずしも「何をやってもOK」という意味ではありません。
このような言葉の背景にある真意を理解するために、「具体的にどの範囲まで判断してよいのか」「最終的な確認は必要か」など、掘り下げて質問することが大切です。
反面教師から学ぶ
もし今、上司の対応に戸惑っているなら、その経験を「自分が上司になった時の反面教師」として活かしましょう。
「こんな上司にはならない」と心に誓い、部下との約束は必ず守る、責任の所在を明確にする、などの教訓を得ることができます。
まとめ：信頼関係こそがボールを見失わない秘訣
結局のところ、上司とのコミュニケーションで最も大切なのは「信頼関係」です。
お互いの認識をしっかり確認し合い、約束したことは守る、そして問題が生じたら率直に話し合える関係性を築くことが、ボールの行方不明を防ぐ最大の秘訣。
私自身も日々勉強の身。上司としても、部下としても、コミュニケーションの質を高める努力を続けていきたいとあらためて心しています。
最後に、今日からできる一つのアクション。それは、重要な会話の後に必ず「確認メール」を送ること。たった5分の作業で、後々の混乱を大きく減らすことができますよ。
皆さんも、ぜひ試してみてくださいね。
