引き継ぐ側の「つもり」と、引き継がれる側の「これで終わり？」のギャップ

こんにちは。女性管理職18年の いくみ(@nesan_blogger)です。

この記事を書いている2023年9月、前任者から業務を引き継いできましたが、いよいよ残り後1週間、ラストコーナーとなりました。

引き継ぎって色々悩ましいことありますよね。
とくに、引き継ぐ側の「つもり」と引き継がれる側の「これで終わり？」のギャップ。

実際の経験事例も踏まえつつ、解説します。

「引き継ぎ手順」はあるものの、実際には当事者のやり方で決まる

まずは、一般的な「引き継ぎ手順」について。

社内の業務実施要綱として、引き継ぎについての定めはあるにせよ、多くの場合は当事者のやり方に委ねられてしまうもの。

具体的にお伝えしますと、

私が今回担当する業務はそれまで全く経験したことない分野。
前任者も就任当時はほぼ同じ状況だったようで、自助努力で一から学んでやり方を築き上げてきた人。

偉大だなぁと敬服しきりではありますが、”1人で構築”してきたゆえ、マニュアル類がほとんど存在しないのです。

「マニュアルは私の頭の中」ってなパターン。

結果、引き継ぐ自分の側からすると、かなり不十分だと感じてしまうのです。

引き継ぐ側と引き継がれる側のギャップ

実際に、その過程で起こった事象を紹介します。

私「◯◯の資料はどこに格納されていますか？」と聞くと、
前任者「あーー、どこだっけなぁ？確か◇◇のフォルダだったかと」
…万事こんな調子。

せめて「資料格納一覧表」くらい作ってくださいな。「年間業務スケジュール」も欲しかったわ。

そして、最後まで自分が主担当で物事を片付けてしまって、なかなか渡してもらえません。

自分が引き継ぐ場合は、かなり引き継ぎ書を念入りに作って、実際に後任者に主担当を何度かやってもらって…という方法を取ってきたので、ある意味真逆です。

しかも、取引先との挨拶の際に「引き継ぎはほぼ完了しています」と返していて、あ、本人的には完了したつもりなんだ。とビックリ。

ま、仕方ありません。

例え完璧に引き継いだ（つもり）だったとしても、受ける側は「引き継がれていない」と感じてしまうことってありがちで、ここってどうしてもギャップがあるんですよね。

ギャップを責めることよりも、その先自分がどう対処するかに注力する

申し訳ないですが、前任者には「これで終わり？」って責めた立ててしまいそうになります。

私だったらこうやるはずなのに、あなたはその1／10くらいしかやっていませんよね？
仮にそう問いただしてみようとしたところで、相手にはその認識がないようですから、残念ながら意味がない。

それよりも。

この先わからないことがあったら、部下さんたちや同業者で相談に乗ってもらえそうな人たちに助けてもらうこととしよう。

引き継ぎ法の是非を問うことよりも、その先自分がどう対処するのか？

ある意味、腹を括るしかありません。

最後にひとこと

今回自分が遭遇した引き継ぎ事象については、残念な状況となりつつありますが、

そんなことよりも。

いつか私が次に引き継ぐ人のために、日頃からこまめに手順書や資料の整理整頓を欠かさないようにしよう。同じ轍は踏まない。

心しています。