いくみ@女性管理職＆ブロガー（ねーさん） こんにちは。女性管理職16年の いくみ(@nesan_blogger)です。
管理職をやっていると物事を主催することが多くなるものですが、社内イベントでの「事務局側」業務をおこなう機会がありました。
運営の中心を担う主催者側と異なり、事務局は＂縁の下の力持ち＂的存在。
どちらも優劣なしに大切な役割なのだと忘れかけてしまっていました。久しぶりの事務局経験であらためて気づいたことについて。
事務局の役割・主催者が勘違いしがちなこと・労い方、それぞれに分けてお伝えしていきます。
事務局の具体的な役割
事務局の具体的な役割をいくつか書き出してみます。
・会議室や備品の手配
・開催の案内通知
・出欠確認と当日の受付
・資料の印刷と配布
・必要に応じて飲料等の手配
・後片付け
加えて、コロナ禍での昨今だと
・オンライン参加者へのミーティングID発行、Zoomの設定
・消毒設備の準備
…などといったことも含まれてくる。
一言で表すならば「イベント開催をするための庶務的なこと全般」でどれも地道な作業ですが、無くてはならないもの。
事務局メンバーそれぞれに分担しつつ、しっかり整えることが求められます。
主催者側は「整っていて当然」と勘違いしがち
一方、主催者側はつい「これらは整っていて当然」と勘違いしがちなものです。
もちろん、運営の中心を担うのは一大事ですし、無事イベントが完了したら主催者同士で労を称え合うことも必要でしょう。
その場所や備品は誰が手配してくれたのか？
参加者の出欠確認や受付は誰が受け持ってくれたのか？
片付けは誰がやってくれるのか？
当たり前だと思わずに、そこには必ず、整えてくれる誰かがいる。
仕事には、牽引する人も必要で整える人も必要で、役割の異なる者同士がお互いに力を合わせていくからこそ、成果へと結びつくのです。
事務局側と主催者側に優劣はありません。
事務局側をいちばんに労う
実は今回事務局側に久しぶりに携わるまで、このことに意識を向けられていませんでした。
ハッとしたのは「来賓」的な立場の人の締めの挨拶です。
「イベント無事終了、お疲れさまでした。事務局のスタッフさんたちに拍手。参加者みなさんにも拍手。そして主催者にも拍手」
私だったら、事務局をいちばんに労うことはきっとできなかっただろう。
この来賓さんが、わざとそうしたのか、もしくは偶然なのかはご本人に確認できませんでしたが、＂縁の下の力持ち＂に日頃から感謝の気持ちをもっていないことには、こういうセリフも自然と出てこないです。
挨拶の最中も片付けの段取りでバタバタしながら、耳に入ってきた言葉。
事務局業務をコツコツと積み上げるのもなかなかしんどかっただけに、報われました。
最後にひとこと
目の前に見えている結果だけでなく、その周囲や背景には無数の見えない貢献があります。
見えているものへの称えは2番目でもよくて、見えないものをまずは称える。
一方の役割ばかりやっているとつい、分からなくなってしまっていたことを、あらためて気づかせてもらいました。
