なにかと溜まりがちな家庭内における書類 「すぐさま処理をする」「ルールを決めておく」のが時間短縮に役立つ

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「書類」というのは、家庭内においても、なにかと溜まりがちなものです。
支払い処理をするべきもの、作成元に返信しなければならないもの、郵便物やダイレクトメール・・・etc.

IT化が進展しているとはいえ、それらの「紙作業」はまだまだ減りません。

他の家事と同様、書類処理にかかる時間も必要最低限にしたい。
そこでワタシが心がけているのが「すぐさま処理をする」「ルールを決めておく」ということです。

支払い処理をするべきもの

税金関係

各ご家庭でもおそらく同様かと思いますが、我が家では主な経費は口座引き落としまたはクレジットカード決済を利用しているので、昨今はあまり「紙請求書」を見かけなくなってはいます。

とはいえ、税金関係のものは、まだ「紙」で送られてくるケースが多い。
しかも、一年分まとめて束でくる場合もままあり、一括で支払うことはしていないため、それぞれの支払い期日に注意が必要。

アナログな方法ですが、到着したら開封して、支払い期日を封筒の上に赤字で書いておき、忘れずに処理するようにしています。

クレジットカードの利用明細書

これも、案外チェックが面倒臭い作業のひとつ。
以前は、明細書と購入したときのレシートを全部付け合せしてホチキス止めしていましたが、
電子決済(PayPalや、Amazonなど)のものが大半となってきたため、その「照合作業」もメール確認メインで済むようになってきました。

また、こうした支払い関係の資料にありがちなのが、同封物。キャンペーンの案内とか、制度の説明文とか。チラッと目を通したら、すぐに処分して、書類そのものだけを保管するようにしています。そして、この明細書も1年後くらいには処分しています。

作成元に返信しなければならないもの

学校のプリント(行事の出欠や提出物など)

子どもが帰ってきたら「今日はプリント無いの?」と必ず声掛けをし(我が息子、こうしたモノがカバンの底に眠りがちなことが多いため・・汗)回収。
提出必要なものは、なるべく翌日に持たせるようにしていました。
学校のプリントというのは、用紙の大きさもさまざまで、なかなかに嵩張る。念のため一年間は保管しておきますが、学年が変わったら処分します。

ただ、我が家で対応が必要だったのは、高校生まで。もうあれ以来8年も経っているので、昨今は小中高でも、電子化が進んでいるのかしら?

回覧板

現在の住まいでは「回覧板」はまわってきませんが、以前の住まいではしょっちゅう回ってきていた。受け取って確認したら、すぐに次のご家庭に持っていきます。

一定期間保管が必要なもの

荷物の送り状、保険の証書、年末調整のための控除証明書など

一定期間保管が必要なものは専用ファイルを作って格納しておき、必要になった際は取り出して使う。
その後不要になった場合は処分します。

商品を購入したときの保証書や取扱い説明書

これらは、購入後しばらく経った後は、まれにしか必要とはなりませんが、修理の際などに大分以前のものであっても取り出して確認することがあったりするので、やはり専用ファイルにまとめて、格納をしておきます。
また、買い換えたときには以前のものと交換して、古いものは処分。

郵便物やダイレクトメール

郵便物

ここ数年「手紙」というのはほとんど受け取る機会がなくなってきましたが、「年賀状」やら、「転居のお知らせ」やらの、ハガキを受け取ることは時々ある。必要事項があればPCに入力しておき、一定期間保管ののち、処分します。
その他、各種案内事項の郵便物も、必要事項があれば書きとめておくようにして、あとは処分。

ダイレクトメールやチラシ

とにかく、この類は毎日のようにポストに投げ込まれてきます。
そのサービスを利用しようと思った場合は、利用当日まではとっておきますが、その後は処分。
それ以外のほぼすべて、自宅マンションの「用紙ゴミ」置き場に直行。

・・・と、それぞれにこんな塩梅です。

今日の一言

その他日常で発生するこまごまとした「書類」たとえば、領収書やレシート類。
このあたりは、ほとんど何も管理できていません(つまり、すぐに捨ててしまうことしばしば・・)

あらためて書き出してみると、家庭内の書類というのも実に多種多様。
まだ書ききれていないものもありそうですが、とにかく。

「すぐに処理する」
また、自分なりのルールを決めておき、「いかにスリム化して、保管しておく量を減らすか」
をスローガンに(笑)効率化に努めるようにしています。

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投稿者プロフィール

ねーさん(ikumi3)
ねーさん(ikumi3)
会社の管理職/100年ライフブロガー
30数年会社員まっしぐら、子育てしながら40歳で正社員復活、その後管理職となり現在に至る。しかし、定年まであと数年…というところで、会社の組織改編や家族の不調に見舞われお先真っ暗に…。その後、さまざまな学びと素晴らしい師匠たちに出会うことで救われる。この経験により「今後の100年ライフを楽しく過ごし、同じような人を一人でも増やしたい」というビジョンをもつ。このブログではそんな私の思いや実践をお伝えすべく、2017年7月22日から993記事連続、毎日更新中。(2019年6月30日現在)→詳しいプロフィールはこちら

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