オフィスの移転 部下さんたちの不安を軽減するために上司がすべきこと

こんにちは。女性管理職19年の いくみ(@nesan_blogger)です。

我がオフィスが移転をすることになっていて、現在入居しているビルが取り壊されるためです。
現時点、色々と調整中の事項が多いのですが、時期はこの記事を書いている時点から1年後。

数年前から計画されていたことはいえ、だんだんその時期が近づいてくるにつれ、切羽詰まってきます。

とくに、部下さんたちの不安を少しでも軽減するために上司がすべきことって何？

解説します。

オフィス移転 従業員にとっては一大事

オフィスの移転というのは、会社全体の出来事ですから、そもそもは「トップダウン」で命が下されるもの。

とはいえ、従業員にとっては一大事。

通勤地（最寄駅）が変われば通勤時間にも影響が発生しますし、何よりも”住み慣れた場所から移動する”ということへの負荷って大きいのです。

まず、その点への配慮を忘れずに、部下さんたちにはなるべく早めに移転の事実や経緯をしっかり伝えるようにします。

これが第一段階。

次に、第二段階についてをお伝えします。

移転の事実伝達の後に上司がすべきこと

一点目はレイアウトについて。
実際のレイアウトや必要な什器についての要望事項を部下さんたちから聞き取ることです。

もちろん、すべての意見を取り入れることは難しいですが、部下さんたちに引越しの主役になってもらうためには、上司が勝手にレイアウトや什器を決めてしまうことではいけません。

この辺りは会社の方針によっても左右されますが、本人たちが”選べる要素”が少しでも多くあるとベター。

二点目は”断捨離”について。
溜め込んでいるけれど実は不要な書類や物品を処分したり電子化したり…と荷物整理にも努めてもらう。
家の引越しと同様、物事を整頓するためのチャンスでもあるんですよね。

流動的な要素があっても、その都度情報共有が大切

実は、移転先について各部署が若干分散する予定で、我が部署がそのうちのどこに所在するか少々流動的だったのですがようやく方向性が固まって、ほぼ「通勤時間が変わらない」ところで落ち着きそうでホッと安堵。

とにかく流動的な要素があっても、できる限りその都度情報共有することも大切です。

なぜならば、こうしたことはいつの間にか流布されてしまうことも多くて、重要なことを上司から直接、ではなく周囲から「噂的」に聞くことほど、悲しいことはありませんから。

早速部下さんたちにも伝えたところ、同様に安堵してくれたようで嬉しくなりました。

最初の段階で、部下さんたちの動揺を軽減する

さらに具体的な段取りはこれからドンドン詰めていくことになりますが、とりあえず最初の段階での部下さんたちの動揺をできる限り軽減していくこと。

今回ご紹介した、第一段階と第二段階。

そこを気をつけておけば、あとはなんとなく「引越しワッショイ」的に、みんなでお祭りの如く乗っかって行けることでしょう。

人間って変化に弱いものですから、徐々にそこに向かっていくことで励みに切り替えられるものです。

余談ですが、移転先ビルが新築でもあることから、結構楽しみになってきました。