いくみ@女性管理職＆ブロガー（ねーさん） 仕事に会議（ミーティング）はつきもの、会議には議事録がつきもの。
やたら会議が多いのは、我が勤務先も同様。
参加メンバーさんたちは業務対応で多忙なため、議事録係になることが多いワタシ。
なんにせよ、「書く」ことはブログの練習にもなるし（笑）‥と開き直って取り組みますが、何かと面倒なのよねー。
そこで、よりシンプルに早く仕上げるために、ワタシが心がけている4つのことをご紹介します。
その1 ファイルタイトルを明確につける
議事録はWordで書くので、推奨テンプレートなども各種あるようですが、とくに形式にこだわらなくてよし。
ベタ打ちの方が、かえって早く打てたりすることもあります。
注意点としては、ファイルタイトルに以下を明記すること。
①何回目の会議なのか
②年度（FY：fiscal year）
③開催年月日
例「第一回議事録＿FY2019◯△ミーティング20181029」
定例会議だと、保存フォルダにファイルがどんどん溜まってゆくので、時系列に並んでいることが望ましい。
また、メールに添付する際も、このタイトルになっていると分かりやすいです。
その2 議事録に記載する事項は3つだけ
議事録本文のタイトルも「その1」と同じにする。
また、本文内容は以下の３つが書かれてあればOK。
①今回ミーティングの目的（2回目以降の開催であれば、前回決めたアクションプランの実施状況確認も行う）
②実際の議事内容。箇条書きで簡潔に。
③次回までに行っておくべきこと（アクションプラン）
その3 最長でも2ページ以内に収める
会議の内容や長さにもよりますが、できれば1ページ、最長でも2ページ以内にとどめる。
それ以上の長さになると、読む気が失せるし、目を通したとしても頭に入ってこない。
参考資料などがあるならば、ファイルそのものを議事録中に添付してしまうか、共有フォルダで管理しているようなら、リンク先URLを貼っておけば、行数を要しません。
その4 参加者に回覧して確認依頼する期限は1週間とする
書き終わって参加者回覧をするのに、期限が短すぎても長すぎても上手くゆかないもの。1週間くらいに定めておくと良いです。
「期日までに修正意見がなければ、それを以ってFIX版とする」と、案内時に書いておきます。
今日の一言
以上、ワタシが議事録作成の際にコツとしていることをお伝えしました。
とにかくサクサクと終わらせないと、議事録を作ることそのものが仕事になってしまいかねないので、
「コツ通りに書けばOK」と決めてしまえば楽です。
各会社で色々とルールもあるだろうし、対外的なミーティングであれば、さらに関係各社のルールも存在する。
一概に何がよい、とは申せませんが、よろしければご参考に。
