「ミーティング議事録」は何かと面倒だけど、とりあえず気をつけておけばよい4つのこと

仕事に会議(ミーティング)はつきもの、会議には議事録がつきもの。
やたら会議が多いのは、我が勤務先も同様。

参加メンバーさんたちは業務対応で多忙なため、議事録係になることが多いワタシ。
なんにせよ、「書く」ことはブログの練習にもなるし(笑)‥と開き直って取り組みますが、何かと面倒なのよねー。

そこで、よりシンプルに早く仕上げるために、ワタシが心がけている4つのことをご紹介します。

その1 ファイルタイトルを明確につける

議事録はWordで書くので、推奨テンプレートなども各種あるようですが、とくに形式にこだわらなくてよし。
ベタ打ちの方が、かえって早く打てたりすることもあります。
注意点としては、ファイルタイトルに以下を明記すること。

①何回目の会議なのか
②年度(FY:fiscal year)
③開催年月日

例「第一回議事録_FY2019◯△ミーティング20181029」

定例会議だと、保存フォルダにファイルがどんどん溜まってゆくので、時系列に並んでいることが望ましい。
また、メールに添付する際も、このタイトルになっていると分かりやすいです。

その2 議事録に記載する事項は3つだけ

議事録本文のタイトルも「その1」と同じにする。
また、本文内容は以下の3つが書かれてあればOK。

①今回ミーティングの目的(2回目以降の開催であれば、前回決めたアクションプランの実施状況確認も行う)
②実際の議事内容。箇条書きで簡潔に。
③次回までに行っておくべきこと(アクションプラン)

その3 最長でも2ページ以内に収める

会議の内容や長さにもよりますが、できれば1ページ、最長でも2ページ以内にとどめる。
それ以上の長さになると、読む気が失せるし、目を通したとしても頭に入ってこない。

参考資料などがあるならば、ファイルそのものを議事録中に添付してしまうか、共有フォルダで管理しているようなら、リンク先URLを貼っておけば、行数を要しません。

その4 参加者に回覧して確認依頼する期限は1週間とする

書き終わって参加者回覧をするのに、期限が短すぎても長すぎても上手くゆかないもの。1週間くらいに定めておくと良いです。
「期日までに修正意見がなければ、それを以ってFIX版とする」と、案内時に書いておきます。

今日の一言

以上、ワタシが議事録作成の際にコツとしていることをお伝えしました。

とにかくサクサクと終わらせないと、議事録を作ることそのものが仕事になってしまいかねないので、
「コツ通りに書けばOK」と決めてしまえば楽です。

各会社で色々とルールもあるだろうし、対外的なミーティングであれば、さらに関係各社のルールも存在する。
一概に何がよい、とは申せませんが、よろしければご参考に。

投稿者プロフィール

ねーさん(ikumi3)
ねーさん(ikumi3)
会社の管理職/100年ライフブロガー/色々学び人
30数年会社員まっしぐら、定年まであと数年…というところで、会社の組織改編や家族の不調に見舞われお先真っ暗に…。その後、さまざまな学びと素晴らしい師匠たちに出会うことで救われる。この経験により「今後の100年ライフを楽しく過ごし、同じような人を一人でも増やしたい」というビジョンをもつに至る。このブログではそんな私の思いや実践をお伝えすべく、2017年7月22日から640記事連続、毎日更新中。(2018年10月31日現在)→詳しいプロフィールはこちら