前任者からの引き継ぎ不十分で困ったとき 心がけるとよい3つのこと

こんにちは。女性管理職16年の いくみ(@nesan_blogger)です。

前任者から業務を引き継がなければならないとき、申し送りが不十分なまま辞められてしまい、困ったことってありませんか？

実は私はこの経験がしょっちゅうあって、直近でも遭遇しました。

そんなとき何を心がけるとよいか？具体例を交えてご紹介します。

引き継ぎ不十分で困ったときに心がけるとよいこと

まずはポイントについて。3つにまとめました。

さらに詳しく解説します。

自分なりに考えて「この業務はこうなのでは？」と把握を試みる

全く何も引き継がれないことは少ないでしょうから（もし、その場合はどうすればよいかについては、後の段落で書きます）申し送られたことをもとに「この業務はこうなのでは？」と自分なりに考えて把握を試みるとよいです。

後任者として会社から指名されるには、その業務のことに詳しくなかったとしても、ある程度知っているという前提があるはず。

「程度」が少ないとなかなか大変ですが、自分が持っているビジネススキルを総動員して想像力を働かせてみましょう。

そのうえで、周囲のメンバーからの聞き取りや資料をもとに情報収集

そのうえでおこなうとよいのが、周囲のメンバーからの聞き取りや資料をもとに情報収集。

最初から周囲に聞いて回ってしまうと、せっかく教えてくれようとしているのに理解できずに終わってしまったり、資料ばかり見ていても上の空になってしまいがち。

自分なりの把握作業をおこなってから情報収集を心がけると「想像していたとおりだ」「想像していたのとココが違う」などと、自問自答しながら理解を深めることができるものです。

最初から完璧を目指さず、試行錯誤しながらこなしていくことでよい

仕事は常に動いているから、引き継がれて十分習得できるまで待ってはくれません。

最初から前任者と同じ完璧さを目指さず、試行錯誤しながらこなしていくと考えておけば気持ちが楽に持てます。

とはいえ、クライアントさん対応の場合だと「すみません、あまり引き継がれてなくて…」などと弁解するわけにはいきませんので、まず着手するならば、対クライアントさんの点から固めていくとよいです。

引き継ぎ不十分で苦労したこと

次に、引き継ぎ不十分で苦労した具体例についてもお伝えします。

ある責務を引き継ぐことになり「ねーさんやってね〜よろしく〜」と上司から言われたのはナント前任者の最終出社前日。

少々複雑な顛末があって詳細は端折らせてもらいますが、とにかく残された時間はほんの僅かしかありません。

大急ぎで引き継ぎをしてもらったものの、付け焼き刃感は否めず。しかも悶々としている暇もなく、早速トラブル発生。

「どうすればいいだろう？」悩みつつやってみたのが、前段落でお伝えした＂3つのポイント＂でした。

まずは想像して、次に部下さんたちにアドバイスもらって、そして、とにかくこの課題をひとつこなして。なんとか火消しができたときはホッとしたと同時に、大分理解が進んだなぁと実感。

トラブルが起きたときこそ、習得のチャンスなのだともいえます。

全く何も引き継がれていないときは

もし「全く何も引き継がれていない」そんな事態に陥ってしまったときは。

多少でも詳しそうな人を見つけて教えてもらうしかありません。
相手が社内だったら率直に「ごめん、何も聞いてなくて…」と訴え出たっていいし、誰かしら助けてくれる人は見つかるものです。

残念ながら、引き継がずに突然辞められてしまうケースって、無きにしもあらず。

実際にこのパターンで後を担わざるを得ない…という経験をしたこともありますが「崖っぷちだぁ」と悲壮感にさいなまれずとも、チームなのだからお互いに支え合っていけばなんとかなります。

最後にひとこと

人がやっていたことの後を継ぐというのは、なかなかにパワーが要る。

引き継ぎが不十分だと尚更苦労もありますが「私、ご苦労さま。」と自分で自分を労うことも忘れないようにしてくださいね。