引き継ぎ資料に書くべきは、手順ではなく「つまずきどころ」3つの視点

こんにちは。女性管理職22年の いくみ(@nesan_blogger)です。

受け取った引き継ぎ資料が立派なのに、いざ始めると動けない。そんな経験はありませんか。あるいは、自分が渡した資料で、相手を困らせていないでしょうか。

この記事では、次の人が動ける引き継ぎ資料にするために、何を書いておけばよいのかを具体例を踏まえて解説します。

立派な資料なのに動けない理由 足りない3つの視点

引き継ぎ資料には、2種類あります。

次の人が困らないように書いてあるもの。自分の仕事を説明しているだけのもの。

この2つは、まったくの別物です。

やっかいなことに、後者のほうが立派に見えます。手順は網羅されているし、分量もある。

なのですが。

読んでも、動けないのです。

なぜか。書いてあるのが「何をするか」だけで、「どこで困るか」が入っていないから。

本当に必要なのは、この3つの視点です。

・どこでつまずきやすいか
・誰に聞けばいいか
・なぜこのやり方なのか

引き継ぎがうまい人は、自分がいなくなったあとを想像できる人。

自分の仕事を説明するのではなく、相手が動く場面を思い浮かべて書いているか？という点です。

引き継ぎには、その人の仕事ぶりが出る

引き継ぎが丁寧な人は、ふだんの仕事も丁寧です。

逆もまた然りで。急いで形だけ整えた資料からは、日頃の向き合い方が透けて見えます。

引き継ぎって、最後の仕事じゃないんだ。

その人の仕事ぶりが、いちばん出る場面なのだと思うようになりました。

考えてみれば当然かもしれません。引き継ぎには、もう自分の評価がかかっていません。見返りのない仕事です。だからこそ、そこに何を書くかに、その人が出る。

受け取る側に立って考えられるかどうか。それが、そのまま表れてしまうのです。

「ここでよく間違えます」から書く

書くときのコツは、手順ではなく、つまずきどころから書くこと。

「ここでよく間違えます」
「この人に先に声をかけておくと早い」
「急ぎのときは、この手順は飛ばしていい」

どれもマニュアルには載らないことばかりです。

でも、受け取る側がいちばん助かるのは、ソコ。

自分が最初の頃に困ったことを思い出して、それを先に書いておく。それだけで、資料の役に立ち方が変わります。

慣れてしまうと、どこで困ったかを忘れます。だから、気づいたときに少しずつ書き足しておくほうが確実です。もちろん、全部は書ききれません。それでも、ひとつ書いておくだけでも、次の人は一度分の遠回りをせずに済みます。

引き継ぎの範囲については、こちらの記事にも書いていますので、合わせてお読みください。

最後にひとこと

引き継ぎ資料は、もう会わないかもしれない誰かへの手紙のようなものです。

困らせないように書けたなら、それでいい。

次の人が少しでも楽に始められますように。その思いがきっと伝わります。