『作戦会議』 メンバーそれぞれの意見をいいとこ取りして、結論を導くと上手くいく【女性管理職の仕事日記2019.7.20】

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クライアントさんに、とある提案をすることとなりました。
これが通ったら劇的な業務効率化が見込める。なんとしても成功させたい。

そのために管理者の私が呼びかけて、関係者4〜5人ほどで『作戦会議』をおこなうことにします。
こういうときは、あえて個性が様々な参加者を集める。
すると、出てきた意見の「いいとこ取り」で結論を導くことができるものです。

そんな、我がチーム『作戦会議』の様子について、ご紹介します。

異なるタイプを寄せ集めて、意見の「いいとこ取り」

人のタイプというのは、いくつかの大まかな分類ができる。
そして、組織には不思議なことに、それぞれのタイプが一定割合で存在しています。

似たようなタイプばかりで話し合うと、片手落ちなこともありがちなので、あえて異なるタイプを寄せ集めるのがよい。
今回は、下記のようなメンバー構成にしました。

  • Aさん:慎重で心配性。ゆえに堅実に業務を進めようとするが、やや保守的
  • Bさん:ダイナミックな意見を出してくれるが、時として高圧的な印象を与える
  • Cさん:理路整然としているのが強み。一方、理屈が前面に出すぎて引かれる傾向あり
  • Dさん:温厚で誰とでも上手くコミュニケーションするが、「ただのいい人」と思われがち

あらかじめテーマは伝えておいて準備をしてもらい、その場ではフリーディスカッション。
司会の私がそれぞれの「いいところ」を繋げてゆきます。つまり「いいとこ取り」

Aさん「この点に懸念を示される可能性があるのが心配です」
Cさん「いやいや、そこを細かく伝える必要ないでしょ。弊社標準の□△を使用します、と言い切っちゃえばいいんですよ」
Bさん「クライアントさんだって、十分理解できるはず」
Dさん「とにかく、提案しましょう」

…といった塩梅。

いくつかのプランに分けて、シミュレーションしながらまとめてゆきます。

人数はMax5人、時間はMax30分

一方、人数と時間。

お互いに向かい合って顔を見ながらディスカッションするのに、適切な人数は、Max5人。
それ以上になると「意見を言う人」と「黙っている人」に分かれてしまいます。

複数のテーマを同時に話し合おうとすると、混乱するだけで纏まらないことが多いため、1つのテーマごとに、ちょこちょこ話し合いをするのがよい。

所要時間はMax30分。
事前に各自考えておき、それを持ち寄る…というスタイルなので、それで十分です。

最後に段取りを決める

さて、そうして結論<具体的に、どう提案するか?>がまとまったら、最後に段取りを決めます。

「なんとしても成功させる」ためにはできれば、1回の提案で終えられるのがベター。
しかも、クライアントさんとの電話会議(テレカン)で行うため、ズバッと端的に伝える必要があります。

やはりメンバーに意見を出してもらい、
「ズバっと」役(笑)は私が、細かな質問が出てきた際には、その内容に応じて誰が答えるか役割分担をして準備完了。

あとはその時を待つばかりです。

さて、結果は

会議当日。少々ドキドキしながらも、段取り通りに進めます。

まずは私。やや大きな声で「かくかくしかじかの理由により…としたいと考えておりますので、ご了承いただければ幸いです」

ここで「…としたいのですが、いかがでしょうか?」という論調だと、突っ込まれる可能性大。
もちろん、提案の内容によってはこの方法が適切な場合もありますが、今回は「言い切り作戦」です。

すると。

電話の向こうから「はい、ぜひ進めてくださいー。よろしくお願いします」と聞こえてくるじゃありませんか。

心配性のAさんがしきりに気にしていた点も、取り越し苦労に終わり、ものの10分くらいで無事、完結。みんなでガッツポーズしちゃいました(笑)

今日の一言

"個性の粋"を集めて結論へと導く。
物事を「トップダウン」で決めるよりも、この方法がよい結果が得られるものだと、あらためて実感です。

何よりもメンバーに「当事者としての課題解決経験」を積んでもらうこともできる。

時にはトップダウンが必要なときもありますが、私はできる限りこの方法を取るようにしています。

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投稿者プロフィール

ねーさん(ikumi3)
ねーさん(ikumi3)
会社管理職/100年ライフブロガー

30年以上会社勤務と子育てをしながら、40歳で正社員復活し現在は管理職。このままで良いのかと悩み、様々な学びと出会った師匠たちに救われる。この経験により「今後の100年ライフを楽しく過ごし、同じような人を一人でも増やしたい」というビジョンを持つ。

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