議事録や報告書に追われて、文書作成ばかりの1日 ブログを書いていると苦にならない【女性管理職の仕事日記2019.9.20】

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これといって、ミーティングやアポイントなどのスケジュールが入っていない日。
ノンビリしようと思っていたのに、議事録やら報告書作成やらが立て込みます。

他のメンバーが業務で忙しいことが多いので、私が「物書き係」を買って出ることも多い。
毎日ブログを書いていると、こういう文書作成にも役に立つし、苦になりません。

今回は、そんなお話です。

Wordのベタ打ちでも、メリハリをつける

議事録はテンプレートがあるものの、中身は基本Wordのベタ打ちです。
とはいえ、だらだらと文字を打ってしまうと見づらいし、分かりづらい。

ブログで気をつけている点を気にしながら、書いてみる。

  • 章立て(段落分け)をする
  • 一文一義
  • 箇条書きの活用

…etc.

社内のみの議事録なら、ある程度雑でも良いですが、クライアントさんと共有する場合もあるので、メリハリをつけるように心がけます。

報告書は時系列で、表を活用

次に、報告書。
ある出来事についてボスに「詳しく教えてください」と言われて、急遽作成することに。
しかも、直接会って報告する時間がなさそうなので、文書のみで簡潔にせねばなりません。

レポートの場合は「自分の意見」などを交えずに、起こった事象を時系列に淡々と並べるのがよい。
表形式だと見やすくなります。

私はブログだと、商品やお店の情報について「表」を活用することが多いですが、「自分の意見」ではなく、情報を順番に淡々と並べるってことが"伝わり易さ"なんだよね。

長文メールへの対処法

最後は、メンバーから送られてくる「長文メール」
たいてい、なにかに困っていたり文句を言いたいときに、こういうメールが来たりするものです。

一生懸命読んで理解しようとするけれど、感情が混じっていることが多くって全部が全部応答しようとすると、返ってごちゃごちゃになってしまう。

事実と感情を選り分けて、手短に返信する。
詳しく相談が必要だと思ったら、あらためて面談したいと書き添える。

長文メールというのは、正面から対峙しようとすると上手くいかないものです。

この「事実と感情を選り分ける」という点が、ブログを書く際にも応用できそうです。

今日の一言

文書作成三昧だった本日。

仕事をしているときも、作文というのは日常茶飯事ですが、それだけ物を書く機会を与えてもらっているということ。

締めはこのブログ記事で、一日を終えることとしよう。

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投稿者プロフィール

ねーさん(ikumi3)
ねーさん(ikumi3)
会社管理職/100年ライフブロガー

30年以上会社勤務と子育てをしながら、40歳で正社員復活し、現在は一部上場企業で管理職。このままで良いのかと悩み、様々な学びと、出会った師匠たちに救われる。この経験により「今後の100年ライフを楽しく過ごし、同じような人を一人でも増やしたい」というビジョンを持つ。

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